Wanderings

Tag: Organisatie

De bijsluiter van het Handboek Strategisch Crisismanagement

Leestijd: 6 minuten

Arjen Boin en Werner Overdijk brachten onlangs het Handboek Strategisch Crisismanagement uit. Het is een prima handboek, met een goede opbouw en handige checklists. Gewoon lezen en gaan gebruiken. Toch schreef ik er deze bijsluiter voor: check jaarlijks je crisisdefinities en per kwartaal de status van het breukvlak. Voor de gevorderde gebruiker.

Blaise Pascal

Het eerste wat opvalt als je het handboek pakt is dat het letterlijk een hand-boek is; het past in je hand. Heel wat anders dan die dikke pillen waar zo nodig alle kennis die beschikbaar is in opgenomen moet worden en die verder niemand meer inkijkt.

Het was Blaise Pascal die zich verontschuldigde voor het schrijven van een lange brief omdat hij geen tijd had voor een korte. Gelukkig hadden Arjen Boin en Werner Overdijk wel genoeg tijd voor het schrijven van hun Handboek Strategisch Crisismanagement.

“Wij zijn beiden ruim 25 jaar betrokken bij het trainen en observeren van crisismanagers op operationeel en strategisch niveau. Wij willen onze inzichten nu teruggeven.”

arjen boin & werner overdijk

Die kwart eeuw ervaring levert een uiterst handzaam boekje op; in één minder dan tachtig pagina’s krijgt de lezer zo’n beetje alle handvatten die nodig zijn om de eigen crisisorganisatie strategisch te maken.

Dat is een prestatie van formaat, weet ik uit ervaring. Een beetje incidentmanagen kan bijna iedereen wel tegenwoordig, maar om het ook nog op strategisch crisisniveau te krijgen heb je echt wat meer nodig. Zoals heel veel tijd en geduld. En dit boekje, zo weet ik nu.

Had ik hier gestopt met de boekbespreking van Boin en Overdijk, dan had ik een kort blog in weinig tijd geschreven en daarmee de stelling van Pascal ontkracht. Dat kan natuurlijk nooit de bedoeling zijn. Sta mij daarom toe er nog enige woorden en tijd aan te besteden, dan zal ik op een paar interessante kwesties wat dieper in gaan. Twee, om precies te zijn. Bij wijze van bijsluiter voor het Handboek Strategisch Crisismanagement.

Crisisdefinitie

De eerste kwestie betreft de definitie van crisis. Daar is eigenlijk niets eenduidigs over vastgelegd in de theorie. Boin en Overdijk definiëren crisis als volgt:

“We spreken van een crisis wanneer topbestuurders een combinatie van dreiging, onzekerheid en tijdsdruk ervaren.”

Dit is denk ik op zichzelf een goed werkbare definitie voor de meeste organisaties. Wellicht is hij wat subjectief geformuleerd; als de topbestuurder geen tijdsdruk ervaart, is het dan geen crisis? Het is sowieso een interessante vraag: als je geen crisis ervaart, is ie er dan ook niet? En andersom ook, als je wel een crisis ervaart, is ie er dan ook echt? Kan er uberhaupt crisis bestaan buiten de menselijke perceptie om?

Complex risicoprofiel

Voor organisaties met een complex risicoprofiel kan de definitie van Boin en Overdijk tekortschieten, omdat het verschil tussen major disruptions en crisis er niet goed uit naar voren komt. Een major disruption is een ernstige verstoring van je bedrijfsvoering. Dat kan gaan om private bedrijven, zoals vliegtuigafhandeling. Maar het kan ook gaan om gemeentelijke dienstverlening, zoals het afgeven van paspoorten en vergunningen.

Voor beide soorten ongewenste gebeurtenissen, crisis en disruptie, heb je verschillende soorten mensen nodig om ze te managen. Grofweg moet de crisismanager vooral de buitenwereld managen en de continuïteitsmanager de binnenwereld. In de definitie van het handboek kunnen ze er echter allebei onder vallen, waardoor het lijkt of er geen onderscheid is. Ik hanteer daarom zelf vaak deze beschrijvingen, afkomstig uit ISO-normeringen:

  • Crisismanagement is het vermogen van een organisatie om een abnormale en instabiele situatie te managen die de (strategische) doelstellingen, de reputatie of levensvatbaarheid van de organisatie bedreigt.
  • Continuïteitsmanagement is het vermogen van een organisatie om producten en diensten te blijven leveren tijdens verstorende incidenten (ICT-uitval, productstoring, brand, etc.) volgens vooraf gedefinieerde, acceptabele niveaus.

Emergency respons

Naast deze definities gebaseerd op ISO-normering, gebruik ik deze daarvan af te leiden beschrijving voor spoedeisende hulpverlening.

  • Emergency response is het vermogen van een organisatie om onverwachte en spoedeisende gebeurtenissen met mogelijk gevaar voor levens en/of grote schade zo snel mogelijk te beheersen. Denk aan de brandweer en de technische calamiteitenorganisaties, maar ook aan cyberincidenten.
Tekening van Wendy Kiel

Met deze opbouw van drie typen ongewenste gebeurtenissen kun je goed uit de voeten om zowel je organisatie als de opschaling verder vorm te geven. Wel ben je veel tijd kwijt om de goegemeente het verschil goed duidelijk te maken, zeker als je voor een overheidsorganisatie werkt. Er bestaat daar de neiging om tegenwoordig alles maar crisis te noemen en dat vervuilt de discussie enorm.

Sowieso zie ik verschillen in crisismanagement tussen private en publieke partijen die in het handboek niet echt aan de orde komen. Ik denk niet dat het voor de boodschap van het boek veel uitmaakt, maar je moet zelf nog wel even de goede vertaling maken naar je eigen organisatie. Maar dat moest je toch al, kwakkeloos overnemen is altijd uit den boze. Tot zover de eerste kwestie.

Collectief geheugen

De tweede kwestie gaat over de volatiliteit van ongewenste gebeurtenissen. Niets is wat het lijkt of wat het blijft, het is allemaal VUCA: Volatile, Uncertain, Complex en Ambiguous. Zowel emergencies als disruptions kunnen elkaar triggeren, maar ze kunnen ook los van elkaar een crisis doen ontstaan. Is het niet al in het begin, dan is het wel verderop in het incident, als zich de onvoorspelbare elementen doen laten gelden. De ene stroomstoring of brand is de andere niet, zal ik maar zeggen, en dat wordt grotendeels bepaald door wat de omgeving ervan vindt. In die zin wordt een crisis altijd bepaald door menselijk gedrag.

Wat de omgeving ergens van vindt is dan ook nogal eens aan verandering onderhevig en dat kan soms heel snel kantelen. Zie daarvoor bijvoorbeeld ook het blog over fundamental surprise, ik ga er hier niet verder op in. Een daaraan gelieerd fenomeen is wat ik het collectief geheugen noem. Daarin worden alle ongelijksoortige ongewenste gebeurtenissen bij elkaar opgeteld als ware zij afkomstig uit één bron, namelijk de incompetentie van de betreffende organisatie.

Crisismakelaars

Op elk willekeurig moment kan iedereen deze vermeende incompetentie aangrijpen om er zijn voordeel mee te doen. In een andere publicatie over institutionele crisis noemt Boin dergelijke personen crisismakelaars.

“Wij herkennen tenminste drie typen crisismakelaars: de professionele, de toevallige en de activistische crisismakelaar. Voor alle crisismakelaars geldt dat het helpt wanneer ze goede banden hebben met mediavertegenwoordigers. De effectieve crisismakelaar heeft daarnaast natuurlijk een following op internet.” (p36)

Het zijn met name deze crisismakelaars die onverwachts een groot effect kunnen veroorzaken. Boin benoemt het zelfs als raketbrandstof voor de crisis, omdat crisismakelaars een onverwachte wending tijdens incidenten kunnen veroorzaken waardoor het een crisis wordt. Helemaal als topbestuurders binnen een organisatie niet of te laat zijn geïnformeerd. Daarmee zijn we aangeland op pagina 12, de belangrijkste bladzijde van dit boek. Kijk maar eens goed:

Pagina 12 met een stukje van Mu, mijn stoicijnse boekenlegger

Check het breukvlak elk kwartaal

Die bladzijde 12 plus de zes die er achteraankomen, zou je volgens deze bijsluiter minimaal elk kwartaal weer eens moeten lezen om te kijken hoe je breukvlak tussen de operatie en strategie er op dat moment bij staat.

Mijn ervaring is namelijk dat het breukvlak dynamisch van aard is.

Hij wordt groter en kleiner omdat nu eenmaal dingen veranderen in deze wereld. Er komt een nieuwe wet, een nieuwe directeur, de concurrentieverhoudingen veranderen, klimaatdiscussies, van alles. Je moet dus mee veranderen om de toegevoegde waarde van je crisismanagement op niveau te houden en te voorkomen dat het rijtje euvel van pagina 12 in jouw organisatie werkelijkheid wordt.

Daarom is tijdige opschaling zo ontzettend belangrijk. Let wel, in dit geval betekent het: informeren en analyseren of fysieke opschaling van teams noodzakelijk is. Het is meekijken en meedenken, geen command and control. Heel wat anders dus dan het op basis van voorgeschreven alarmvormen automatisch opschalen; dat hoort bij emergency response, niet bij strategisch crisismanagement.

Tijdige opschaling

Precies hier openbaart het breukvlak zich ook vaak. Vanuit operatie wordt ongevraagde opschaling al gauw gezien als ongewenste pottekijkerij en een brevet van onvermogen voor de reeds actieve teams.

Maar dat is het dus niet: het gaat om het vaststellen van de impact van de emergency response of disruptie op de strategische doelen en reputatie van de organisatie. Om die unknown knowns goed te managen is een proactieve opschaling van groot belang om de juiste mensen er naar te laten kijken. De mensen die bekend zijn met de strategie van de organisatie, de dilemma’s, het level playing field en de crisismakelaars. Dat is mijn kernboodschap van de tweede kwestie.

Tekening Wendy Kiel

Gelukkig presenteren Boin en Overdijk dan de strategische cyclus vanaf hoofdstuk 2, met negen stappen en tien strategische families die de twee kwesties uit dit blog kunnen helpen tackelen. Die moet je verder zelf maar lezen. Deze bijsluiter beperkt zich tot de volgende dosering, om een gezond strategisch crisismanagement te ondersteunen:

  • Check jaarlijks of je crisisdefinitie nog klopt en vergewis je ervan dat iedereen het verschil weet tussen emergency response, disruptie en crisis.
  • Check elk kwartaal wat de stand van zaken van het breukvlak is tussen het operationeel en strategisch niveau en verbeter zo nodig.

Inleiding op Rizoom en Gilles Deleuze

Leestijd: 5 minuten

Gilles Deleuze wordt algemeen gezien als de ‘ontdekker’ van het rizoom, alhoewel hij daar zelf waarschijnlijk anders tegenaan gekeken zal hebben. Het rizoom was er al, je hoefde het alleen nog maar te zien. En om het te zien moet je verrekte goed kijken, want het is niet eenvoudig. Ik doe hier een poging met voorbeelden uit het brandweerveld, want dat is het rizoom waar ik indertijd in zat.

Als je in één zin moet zeggen wat een rizoom is, dan zou ik zeggen dat het een netwerk is met heterogene componenten. Met heterogene componenten bedoel ik dat het om eigenlijk alles kan gaan: dingen, mensen, dieren, natuur, muziek, waarden, zingeving, brandweer, noem maar op.

Het karakteristieke van een rizoom is dat het geen begin en geen einde kent. Eerder is het een geheel van koppelingen en verbindingen in een soort van structuur, zonder een centralistische aansturing.

Netwerksamenleving

De NSOB publiceerde in 2010 een essay over de netwerksamenleving en gebruikte daarin ook het rizoom. Zij formuleerden het aldus: “Een samenleving is een netwerk van netwerken die op de één of andere manier allemaal met elkaar verbonden zijn, maar waarin tegelijkertijd geen samenhang, maar juist fragmentatie en gelaagdheid te ontdekken valt. Verbondenheid zonder samenhang is een belangrijk kenmerk van het rizoom.”

De bron.

Een rizoom kent geen coördinator of baas, heeft geen richting en ‘is’ eigenlijk alleen maar. Het bestaat. Deleuze noemt het zelfs een becoming, iets wat wordt. Als je op deze manier naar de werkelijkheid kijkt, ontstaan er opeens heel andere oplossingsrichtingen en interventies.

Weer even naar de NSOB: “”Zeker in een rizomatische samenleving is de dynamiek en complexiteit zodanig, dat louter organisatiestructurele antwoorden steeds vaker zullen ‘wringen’: de samenleving is gefragmenteerd en gelaagd evenals de daarin voorkomende problemen, waardoor ‘standaardoplossingen’ niet volstaan.”

Connecting dots

Essentieel in deze benadering is dat je contact maakt met het rizoom: je wordt één van de koppelingen. Connecting dots. Dat vraagt wel om een actieve houding, omdat je ook moet connecten met de andere componenten uit het rizoom. Zoek de gelaagdheid uit, ontdek de fragmenten en heb oog voor de heterogeniteit van die componenten.

Dat betekent goed luisteren en kijken, zonder oordeel, met een ongekleurde bril. Je hoeft slechts vast te stellen, te ontdekken. Door met de koppelingen te spelen, nieuwe toe te voegen en uit te breiden, wordt het rizoom langzaam anders terwijl het toch hetzelfde blijft. Nieuwe normaliteit noem ik dat.

Gilles Deleuze wordt gezien als de grondlegger van de rizoombenadering. Samen met Felix Guattari schreef hij ‘Mille Plateaux’, door mij vaak de Dikke Deleuze genoemd vanwege de 688 pagina’s die het beslaat. In dat boek wordt het rizoom als metafoor gebruikt om naar de samenleving te kijken.

Wortelstok

Van origine is een rizoom een biologische term voor wortelstok, zoals de bamboe of de paardenbloem. Iedereen met een paardenbloem in zijn gras weet dat hij dat nooit meer kwijt raakt omdat ondergronds al die bloemen met dezelfde wortel zijn verbonden. Maakt niet uit wat je er uittrekt, het komt steeds weer terug.

De Dikke Deleuze noemt een aantal karakteristieken van rizomen. Dat is eigenlijk best abstracte materie, dus heb ik geprobeerd met voorbeelden van de brandweer het iets concreter te maken. Ik weet niet of het wel helemaal klopt wat ik hier doe, maar daar kom ik later vast nog wel eens op terug. Sowieso is dit niet het laatste stukje tekst over rizomen, dat zal zich de komende tijd verder ontwikkelen.

“Wij hebben de l’anti-oedipe met z’n tweeën geschreven. Omdat ieder van ons uit meerderen bestond, maakte dat al veel uit. In dit werk hebben wij alles gebruikt wat ons aansprak, dat wat ons het meest nabij was en dat wat het verst van ons afstond.”

Deleuze en guattari

Het principe van connectiviteit en heterogeniteit.

“Any point of a rhizome can be connected to anything other, and must be. This is very different from the tree or root, which plots a point, fixes an order”.

Je zou de brandweer als een rizoom kunnen beschouwen, van 1 brandweermens tot een ploeg tot een kazerne tot een veiligheidsregio, uiteindelijk brandweer Nederland.

Maar de connecties kunnen verder door, tot internationale brandweerorganisaties, of andere hulpverleningsorganisaties, of met alles wat rood is. Zoek de overeenkomsten en als er dots connected kunnen worden, is het een rizoom.

Het Lelietje-van-dalen is een plantje dat iedereen wel van naam kent en dat zich ontwikkelt via een rizomatische wortelstok.

Het principe van de veelheid (multiplicity)

“A multiplicity has neither subject nor object, only determinations, magnitudes and dimensions that cannot increase in number without changing the multiplicity in nature”.

Vandaag, 29 september twitterde ik over het ongevalsrapport dat verschenen is naar aanleiding van het sneuvelen van 19 bosbrandbestrijders in juni dit jaar in Amerika. Feitelijk was een beperkte situational awareness gecombineerd met verbroken portoverkeer de belangrijkste verklaring voor het ongeval. Daardoor werd de brand onderschat en kon er geen correctie plaatsvinden vanuit het commandocentrum.

Maar als je identiteit van brandweermensen toevoegt aan de verklaring, ontstaat er opeens een heel ander rizoom. Dan bepaalt identiteit dat men in de frontale aanval gaat, en niet wacht tot de vuurhaard voorbij is en hem dan in de flank of de rug aan te pakken. Overigens was het rizoom ‘brandweer’ al veranderd door dit ongeval.

Het principe van de onsignificante (asignifying) scheuring.

“A rhizome may be broken, shattered at a given spot, but it will start up again on one of its old lines or on new lines”. Ook hier kan je de analogie leggen met gesneuvelde collega’s. Weliswaar is het rizoom beschadigd, maar het verandert zich, past zich aan en ontwikkelt door. Ook bij grootschalig optreden kun je zien dat aflossing in zekere zin een scheuring is van het rizoom, maar dat de blussing gewoon doorgaat. Misschien is 9/11 nog wel het mooiste voorbeeld van deze karakteristiek. Brandweer New York verloor in één klap 343 brandweermensen, maar ze bestaat nog steeds en is misschien nog wel taaier dan ooit.

Het principe van de kartography en decalcomania.

“The rhizome is altogether different, a map and a tracing. The map is open and connectable in all of its dimensions; it is detachable, reversible. Susceptible to constant modification (..) Perhaps one of the most important characteristics of the rhizome is that it always has multiple entryways, as opposed to the tracing which always comes back to the same”.

Feitelijk hebben we met het procesteam brandweerdoctrine deze karakteristiek gekozen voor de implementatie van het kwadrantenmodel. Door het kwadrantenmodel beschikbaar te stellen via internet, Linked In groepen te starten en te twitteren, columns te schrijven en presentaties te geven ontstond er een groot rizoom waardoor het kwadrantenmodel overal in Nederland is opgepopt.

Dit blog is onderdeel van het thema ‘rizoom.’ Op die pagina vind je nog meer blogs over dat onderwerp.

Weten waar te slaan. Over het verlies van ervaring in organisaties

Leestijd: 6 minuten

In veel organisaties neemt de ervaring van werknemers steeds verder af. Dat kan veel betekenen voor je crisismanagement, zo leert de praktijk. Bijvoorbeeld dat je ervaring moet compenseren met leiderschap en kennis. De sturingsdriehoek laat je zien hoe.

De oude machinist

Al jaren circuleert in mijn lezingen een afgeluisterde parabel over een schip dat er op zeker moment mee op houdt. Iets kapot in de machinekamer, er is geen beweging meer in te krijgen. De reder overlegt met zijn main contractors, zet opdrachten uit, vraagt offertes aan, krijgt six sigma teams langs, van alles probeert hij, maar niets helpt. En ook niemand om het aan te vragen, want sinds ze een regie-organisatie zijn geworden is alle ervaring verdwenen. Die zit namelijk in de markt en als je functioneel weet te specificeren komt er vanzelf een goede oplossing voorbij, zo zegt de managementtheorie. Maar ja, hoe specificeer je ‘boot doet het niet’ functioneel?

Dan herinnert iemand zich dat hetzelfde probleem al eens eerder is voorgekomen en dat ze toen een oude machinist hadden gevraagd het probleem op te lossen. Precies dat doen ze nu weer. De machinist was intussen nog ouder geworden. Stram loopt hij tussen de machinerie door. Klopt op een paar buizen, luistert met zijn stethoscoop naar de schroefastunnel en haalt dan een hamertje uit zijn zak waarmee hij gedecideerd op een vierkant kastje slaat. Er klinkt het geluid van een vallende pannendeksel dat nog even na resoneert. Dan komt het helse machien langzaam tot leven te komen. Hij doet het weer.

Image by GregoryButler from Pixabay

Iedereen is blij en de reder vraagt wat de ingreep kost. “10.000 euro,” zegt de oude machinist. De reder reageert ontsteld. “10.000 euro, das een hoop geld voor vijf minuten werk. Dit lijkt mij niet meer dan 50 euro waard. Kun je voor mij een factuur met je werkzaamheden opstellen? Ik wil natuurlijk wel weten waar ik mijn geld aan uit geef.”

Uit zijn binnenzak haalt de machinist een voorgedrukte factuur. Hij vult de datum in en zet zijn handtekening eronder. “Goedemiddag”, zegt hij, tikt tegen zijn pet en verlaat het schip. De reder kijkt hem stomverbaasd na. Op de factuur staat de volgende uitsplitsing van werkzaamheden:

  • Luisteren naar de machine                                     40 euro
  • Met een hamer op de machine slaan                    10 euro
  • Weten waar te slaan                                                 9950 euro
Verlies van ervaring

‘Weten waar te slaan’ is het symbool van ervaring. In veel organisaties begint die steeds verder af te nemen. Dat heeft verschillende redenen. Deels komt het door de verandering van een uitvoeringsorganisatie naar een regie-organisatie; niet meer zelf doen, maar door iemand anders laten doen.

De basis sturingsdriehoek, gebaseerd op de onderverdeling skill-, rule-, en knowledgebased gedrag van Rasmussen

Een andere reden ligt in modern loopbaangedrag. Mensen blijven geen tientallen jaren meer in één bedrijf hangen om steeds een stapje verder op de interne ladder te zetten. Die hoppen job. En dan is er natuurlijk de grote pensioengolf waardoor veel ervaring en masse de arbeidsmarkt verlaat. Allemaal kennis die in hoofden zit, die nauwelijks op papier is gezet en die niet is overgedragen. De achterblijvers weten nog net naar de machine te luisteren, men kan er met een hamer op slaan, maar het weten waar te slaan is met de HMS Noorderzon vertrokken.

Het lastige van deze ervaringsdrain is dat hij zo geleidelijk verloopt. Er wordt vaak al vele jaren over geklaagd, maar omdat er verder meestal niks ergs gebeurt in een organisatie doet niemand er wat aan. En dan opeens zakt de kritieke massa aan ervaring in een organisatie toch door het ijs, vaak op een moment dat het niet zo goed uit komt. Het verlies aan ervaring hangt nooit echt op één of twee personen. Dat is maar een verhaal, zoals de parabel met de oude machinist. Het is het totale reservoir aan ervaring van alle mensen dat opeens zo ernstig is opgedroogd, dat er voor heel basale problemen geen oplossing meer bekend is.

Het collectief geheugen is verschrompeld, known knowns zijn unknown knowns geworden.

Sturingsdriehoek

Ik had hier laatst met een manager een hele discussie over. Om het beter uit te leggen pakte ik er de sturingsdriehoek bij. En toen vielen mijn eigen kwartjes ook weer een verdieping lager. Laat ik eerst even ophalen wat de sturingsdriehoek ook alweer was. De sturingsdriehoek is een manier om visueel inzichtelijk te maken hoe skill-, rule- en knowledgebased gedrag zich verhouden tot ervaring, kennis en leiderschap. Daarbij is skillbased gedrag gekoppeld aan standaards (je doet de activiteit dagelijks tot wekelijks), rulebased aan standaardafwijkingen (eens in de paar maanden komt het wel voor) en knowledgebased gedrag aan afwijkingen (komt zelden voor, minder dan jaarlijks).

Doorvertaling van de basisdriehoek naar een denkmodel om crisisorganisaties mee vorm te geven.

Het plaatje laat zien dat standaards gekoppeld zijn aan coachend leiderschap. De ervaring is groot, en de kennis wordt gestuurd door inhoud. Bij afwijkingen daarentegen is de ervaring gering en is de kennis voornamelijk gebaseerd op structuur en proces. Leiderschap is dan directief: er is weinig kennis en ervaring met de activiteit, dus er moet strak op protocol en procedure gestuurd worden. Door structuur te brengen probeer je de chaos te beheersen.

Stompe en spitse organisaties

Het uitgangspunt is dat de oppervlakte van de driehoek opgebouwd is uit de hoeveelheid tijd die je kan besteden aan de taken die je moet beheersen. Daarbij maakt het theoretisch niet uit of het praktijkervaring dan wel oefening of opleiding betreft. Je kunt die twee bij elkaar optellen. Let wel: het betreft hier natuurlijk relatieve getallen. Je kunt er geen wiskunde mee bedrijven of kwaliteit mee meten.

In principe is de oppervlakte een constante, die zich vormt naar de lengte van de basis: hoe meer ervaring, hoe platter de driehoek. Onervaren organisaties zijn daarentegen heel spits, waardoor de variabelen kennis en leiderschap zeer gedifferentieerd opgebouwd moeten zijn. Feitelijk compenseren kennis en leiderschap dan het gebrek aan ervaring.

In de meeste organisaties wordt gestreefd naar het zo groot mogelijk maken van de ervaring. Er is een opwaartse druk op de skillbased lijn; die moet zo hoog mogelijk in de driehoek terecht gekomen, omdat skillbased gedrag het meest efficiënt is en de minste fouten oplevert. Dat zijn stompe organisaties. Ze zijn snel en goed inzetbaar op standaards, hun situational awareness is vaak hoog ontwikkeld. Omdat hun kennis en leiderschap variabelen echter kort zijn, is het niet eenvoudig dergelijke organisaties te veranderen. Dan zit de ervaring in de weg, en moet je tijd gaan besteden aan kennis en leiderschap.

Verschillende typen driehoek die het verschil tussen stompe en spitse organisaties illustreren

Spitse organisaties daarentegen hebben weinig ervaring. Ze zijn niet snel, maar kunnen door hun langere leiderschap- en kennisvariabelen makkelijker in meer verschillende situaties ingezet worden. Daardoor is hun option awareness weer beter dan in een stompe organisatie.

Als de lijn gaat zakken

Wat gebeurt er nu eigenlijk bij het verlies van vakbekwaamheid in een organisatie? De lijn tussen skillbased en rulebased gedrag zakt omlaag. Dat maakt de basis van de driehoek korter omdat immers ook de ervaring kleiner wordt. Dat vraagt dan weer automatisch om aanpassingen aan leiderschap en kennis omdat de zijden van de driehoek langer worden. Er is meer kennis nodig en het leiderschap moet situationeler ingericht worden.

Maar die zakkende lijn is niet heel erg zichtbaar. Daarom ontdek je vaak pas te laat dat de kritieke massa onderschreden raakt en dat ingrijpen noodzakelijk is. Er moet kennis op papier of in systemen worden gezet en leidinggevenden moeten bijgeschoold worden om met minder ervaren teams om te gaan. Je loopt dan al wel achter de feiten aan en zit opeens in een inhaalrace. Het is hard werken om de organisatie dan weer terug te brengen op het niveau waar het eerst was.

Wat kan je zoal doen als, of voordat, de lijn gaat zakken? Een paar opties, rijp en groen door elkaar

  • Schaal sneller op tijdens incidenten, schakel de hulplijnen eerder in
  • Leg kennis vast in scenariokaarten, protocollen, systemen enzovoorts
  • Maak een meerjarenplan vakbekwaamheid van sleutelfunctionarissen
  • Organiseer trainingen situationeel leiderschap, back to basics
  • Pas je oefenscenario’s aan
  • Blijf kennis en ervaring van de doelgroep monitoren, maak het meetbaar en verifieerbaar
  • Wees duidelijk in mandaten en competenties van functionarissen in de crisisorganisatie
  • Ontwikkel sleutelbesluiten voor voorzienbare gebeurtenissen
  • Pas eventueel werving en selectiebeleid aan op de nieuwe situatieInvesteer in betere mitigation en recovery als de respons minder wordt

De rode draad van dit verhaal is dat het met oude machinisten niet lang meer gaat lukken om je organisatie op niveau te houden. Weten waar te slaan moet van de ervaring, de intuïtie en de expert judgement worden omgezet in expliciete kennis en leiderschap, in een systeem. Een goede crisisresponse is te complex en te belangrijk geworden om het in de toekomst vooral van ervaring afhankelijk te laten zijn.

Dit is het negende blog over de sturingsdriehoek. De eerder verschenen acht vind je hieronder

Yogi Bear, rizomen en het getal van Dunbar

Leestijd: 7 minuten

Ik wil al heel lang een blog schrijven over het getal van Dunbar, maar tot nu toe is dat niet echt gelukt. “Misschien moet je het dan ook maar niet doen”, zegt een zeikerig stemmetje in me. Maar ja, het is zo’n interessant gegeven dat ik er toch wel wat mee wil.

Ik weet alleen niet zo goed wat, waar ik mee moet beginnen. En al helemaal niet waar ik mee moet eindigen. “If you don’t know where you going, you might end up somewhere else”, zegt Yogi Berra daarover. Gewoon beginnen dus, zien we wel waar we uitkomen. En wie Yogi Berra is zie je later wel.

Yuval Harari

“Sociologisch onderzoek heeft aangetoond dat de maximale natuurlijke grootte van een door roddel verbonden groep op zo’n 150 individuen ligt. De meeste mensen kunnen niet meer dan 150 anderen kennen of effectief over ze roddelen.”

Dat is dus het getal van Dunbar: een maximale groepsgrootte van 150. Er zijn geen formele rangen, titels of procedures nodig om in zo’n groep de orde te bewaren. Ik las er voor het eerst over in het onvolprezen boek van Yuval Harari, ‘Sapiens’. Een aanrader, dat boek.

Star Trek 37’s

Ik heb ook overwogen om het blog over Dunbar te beginnen met de aflevering 37’s van Star Trek Voyager. Ik schreef al eerder over die episode in ‘een kleine ode aan de verdwenen ontdekkingsreiziger.’ Voyager is in 37’s terecht gekomen op een planeet waar zich verdwenen aardgenoten uit de jaren 30 blijken te bevinden.

Letterlijk terecht gekomen, want het is de eerste aflevering waar de Voyager landt op een planeet. En wat blijkt, als iedereen is uitgestapt: er zitten 150 bemanningsleden aan boord. Precies het getal van Dunbar dus en bij Star Trek is dat geen toeval. Hoewel ze er verder niets mee doen. Ik ook niet. Een leuk weetje.

Sapiens

Dan dat roddelen. In een groep van 50 individuen is er sprake van 1225 één op één relaties. Dat is veel. En er zijn nog veel meer complexe combinaties tussen (sub) groepen. Het is voor een groep daarom heel belangrijk om te weten wie er een hekel heeft aan wie, wie het met wie doet, wie eerlijk is en wie juist niet. Daar kom je alleen achter door te roddelen.

Alle mensapen hebben een grote belangstelling voor dit soort sociale informatie, maar alleen de sapiens kan dankzij taal ook effectief en heimelijk roddelen. De maximale groepsgrootte van de sapiens is daarom ook 150, tegen 50 bij chimpansees. Je snapt het al: er is niet slechts één getal van Dunbar, er zijn er meer. En roddelen is prima, voor de overleving van de soort.

Dialoog

Na het schrijven van het blog over ‘commandovoering is een dialoog’ kwam opnieuw het plan op om over Dunbar te vertellen. Want zo’n dialoog, dat werkt dus niet in hele grote groepen. Althans, niet direct vanaf het begin omdat je eerst vertrouwen moet opbouwen om goed naar elkaar te luisteren. Hoe groot moet die groep dan zijn?

Welnu, Dunbar maakt onderscheid tussen sterke en zwakke banden. Hoe groter de groep, hoe zwakker de onderlinge banden. Je ziet het in onderstaand figuur.

Groepsgrootte

De basisgroep bestaat uit ongeveer vijf personen. En ik zeg ongeveer, omdat deze theorie werkt met ordes van grootte. Het is geen beta wetenschap. Vijf is dus ook zes, zeg maar, misschien zeven ook nog wel. Dat is dan een homogene groep, met sterke banden die vaak en veel aangehaald worden. Zoals in een gezin of jawel, een brandweerploeg.

Het volgend niveau is ongeveer 15, drie keer zoveel dus. Dunbar ontdekte dat de groepsgrootte steeds met een factor drie groter wordt, dus niet alleen van vijf naar vijftien: 5, 15, 50, 150. Ik zou dat zelf niet te binair interpreteren. Het is eerder een continuüm met faseovergangen.

Boven 150 verandert de zaak: dan zijn andere middelen nodig om de cohesie en orde van de groep te bewaren, allemaal gebaseerd op taal en het vermogen van mensen om te denken in concepten en abstracties.

Harari noemt dat de legende van Peugeot. Peugeot bestaat helemaal niet als een specifiek object in de fysieke wereld. Toch werken er duizenden mensen en weet iedereen wat Peugeot is. Alleen mensen zijn in staat dit soort conceptuele vormen van denken te hanteren. In de theorie van Dunbar is er een correlatie tussen de grootte van de hersenschors bij de diverse primaten en de omvang van groepen bij iedere soort. Zie het onderstaand figuur.

Rizoom

Eigenlijk beschrijft Dunbar een soort taxonomie van rizomen. Je hebt kleine homogene rizomen, waar sterke verbanden bestaan tussen de verschillende deelnemers. Het is bijna een cel, moeilijk uit elkaar te halen en met weinig bewegingsvrijheid voor de leden. Je zit er bij, of je zit er niet bij.

En dan is daar het grote heterogene rizoom, waar de onderlinge verbanden veel minder sterk zijn en de samenstelling veel gevarieerder is. Ook dat rizoom is sterk: de leden kiezen er zelf voor om aan te sluiten en iedereen wordt herkend en erkend als lid. Want men kent elkaar wel. De kracht zit echter meer in de variatie van het rizoom als geheel dan in de afzonderlijke individuen zelf. Nieuwe leden komen en gaan, zonder al te veel problemen.

Collectief bewustzijn

Rizomen kunnen nog veel groter worden dan 150 mensen. Er zijn steden, landen, bedrijven met tienduizenden, zelfs miljoenen mensen, die zich allemaal verbonden voelen door een verhaal in een collectief bewustzijn. Alle brandweermensen op deze planeet voelen zich met elkaar verbonden, net als alle mensen in een grote stad of in een land.

“Elke vorm van grootschalige menselijke samenwerking – een moderne staat, een middeleeuwse kerk, een antieke stad of een archaïsche stam –  is geworteld in gemeenschappelijke mythen die alleen bestaan in de collectieve fantasie.” Hoe groter het rizoom, het zwakker de onderlinge banden, hoe heterogener de samenstelling en hoe sterker het verhaal. Ook dat is de legende van Peugeot.

Yogi Berra

Is er ook een ideale groepsgrootte volgens Dunbar? Bestaat er ergens op dat continuüm van groepsband en verhaal een optimale verhouding? Dan zou je namelijk een soort super rizoom kunnen maken. Ik besloot dat te googelen en kwam toen deze quote van Yogi Berra tegen: “Nobody goes there anymore, it’s too crowded.”

Een prachtige paradox waardoor ik gelijk aan de uitspraken van Johan Cruijff moest denken. Yogi Berra is een legendarische honkballer en coach uit Amerika, die overigens Lawrence heet. Ooit zag een college hem op de wisselbank zitten, wachtend op zijn slagbeurt, en hij vond dat Lawrence op een Yogi leek. Sindsdien heet ie dus Yogi Berra en hij heeft nog veel meer briljante uitspraken a la Cruijff op zijn naam staan.

Om maar eens een paar mooie te noemen die niet mis zouden staan in een handboek crisismanagement:

  • It ain’t over till it’s over.
  • If you don’t know where you going, you might end up somewhere else
  • It’s déjà vu all over again.
  • You can observe a lot by watching.
  • I really didn’t say everything I said.
  • If you can’t imitate him, don’t copy him.
  • It’s tough to make predictions, especially about the future.
  • Never answer an anonymous letter.
  • Even Napoleon had his watergate.
Yogi Bear

Van Yogi Berra is het nog maar een kleine stap naar Yogi Bear. Deze bekende beer met zijn groene hoedje en stropdas werd voor het eerst gelanceerd in 1958, precies op het hoogtepunt van de roem van Berra. Die was not amused bij de gelijkenis en dreigde met een rechtszaak, waarop Hanna en Barbera luidkeels ontkenden dat de twee iets met elkaar te maken zouden hebben. “We never thought of Yogi Berra when we named Yogi Bear.” Yeah right. De gelijkenis in de namen zou Berra tot na zijn dood blijven achtervolgen. Op zijn sterfdag, 23 september 2015, werden hij en de beer wederom door elkaar gehaald.

Wat te onthouden

Ja, inmiddels ben ik dus inderdaad heel ergens anders uitgekomen omdat ik niet wist waar ik precies heen moest schrijven. Yogi Berra had gelijk. En ik ga het niet meer rechttrekken ook, dus gelijk over naar de korte samenvatting: wat zou je over het getal van Dunbar moeten onthouden?

  • Mensen investeren tijd en energie in het onderhouden van verbanden met andere mensen. Dat doen ze vooral door roddelen. Hoe meer tijd mensen in elkaar stoppen, hoe homogener en hechter zo’n groep is. Maar het is wel een kleine groep: zo’n 5 mensen, ongeveer. En je kunt in niet veel van zulke groepen zitten. Geen tijd voor.
  • Hoe groter de groep, hoe losser de banden worden. In grotere groepen wordt het verhaal steeds belangrijker, de bestaansgrond van zo’n groep, om gezamenlijkheid te creëren. In theorieën over crisismanagement en besluitvorming wordt daar vaak de term sensemaking aan gehangen. Groepen gaan dan steeds meer rizomatisch van aard zijn en het belang van roddel neemt af.
  • Hoe groter de groep, hoe gevarieerder de samenstelling. Vanaf 150 mensen is de groep te groot om het van de onderlinge verbanden te hebben. Roddelen als bindmiddel is dan uitgewerkt. Er zijn aanvullende maatregelen noodzakelijk om de boel bij elkaar te houden, zoals een structuur, procedures, wetboeken. Omdat grote groepen minder tijd kosten, kun je er makkelijk in meerdere zitten.
  • Bovenal is een goed verhaal belangrijk als de groep cq het rizoom groter wordt, want dat is wat het rizoom verbindt. Het is wat Harari de legende van Peugeot noemde, maar wat je gemakkelijk uit kan breiden met allerlei soorten verhaal: Amsterdam verbindt Amsterdammers en geeft hen identiteit en verbinding. Overigens zal je dat in andere plaatsen ook wel hebben. Fans van voetbalclubs en rockbands over de hele wereld zijn met elkaar verbonden en zullen elkaar herkennen, ook al zien ze elkaar voor het eerst. En zo zijn er nog legio verhalen waarmee mensen zich met elkaar verbonden voelen.

Het mooie van het getal van Dunbar is dat het een andere invalshoek geeft aan organisaties en de wijze van groepsvorming. En dat het een nieuw licht laat schijnen op wat een rizoom is. Alleen daarom al mag dit blog over Dunbar niet op de website ontbreken.

Rizoom, hiërarchie en de kracht van verbinding.

Leestijd: 4 minuten

Een rizoom is wat er overblijft als je de macht en hierarchie uit een organisatie sloopt. Wat verbindt het restant dan nog met elkaar? Is er iets wat de boel bij elkaar houdt, of stort het bouwwerk in? Een pleidooi voor verbinding.

Op de oever van een rivier zat een oude indiaan over het water te turen, toen zijn kleinzoon voorbij liep. Het jongetje keek een beetje bedrukt. “Kom eens hier jongen”, zei de oude indiaan. “Wat is er aan de hand, je kijkt of je je laatste buffel hebt geschoten”. “Opa, ik vind het allemaal best lastig. Elke keer weer zijn er zo veel keuzes te maken, beslissingen te nemen. Hoe kan je dat allemaal goed doen”? Hij gooide een steentje in de rivier en volgde de cirkels op het wateroppervlak.

“In elk mens leven twee wolven die steeds met elkaar in gevecht zijn en die bepalen wat je doet”, zei de oude indiaan. “De ene staat voor hebzucht, overmoed, jaloezie, ego, woede en wrok. De andere wolf staat voor liefde, hoop, kalmte, vrijgevigheid en kalmte”. De kleinzoon keek zijn opa even peinzend aan en vroeg toen welke wolf ging winnen. “Degene die je voedt”, zei de oude indiaan glimlachend.

Parabels en verhalen

In veel culturen worden parabels en korte verhalen gebruikt om lessen te vertellen, zoals bovenstaande parabel over de twee wolven. In het zenboeddhisme bestaat er zelfs een hele serie raadselachtige verhaaltjes, koans genaamd, die je niet kan oplossen met alleen een rationeel antwoord. Vaak zit er een paradox achter, of een diepere betekenis. Een beetje zoals de intuïtiepompen die ik in dit blog beschreef. Een voorbeeld van een heel bekende koan is hoe het klappen van één hand klinkt. Op deze website staan er nog enkele tientallen beschreven.

One-Hand-Clapping
Koan ‘sound of one hand clapping’

Ook rizomatisch denken kan eigenlijk niet zonder verhalen en beelden. Bij het lezen van de Dikke Deleuze dacht ik daarom ook op enig moment tegen een koan te zijn aangelopen. “Wasp and orchid, as heterogenous elements, form a rhizome”.

De wesp en de orchidee

Oké, dacht ik, dus de wesp en de orchidee vormen een rizoom. Maar waarom vormen de wesp en de orchidee een rizoom? Hoe kunnen twee van zulke verschillende dingen één zijn? Kijk, een zwerm wespen als een rizoom zien, of een bos bamboe, dat volgde ik nog wel. Maar een wesp en een orchidee?

“The apparallel evolution of two heterogenous beings that have absolutely nothing to do with each other”. Precies, twee dingen die niets met elkaar te maken hebben, waarom is dat een rizoom?

Omdat er een verbinding wordt gelegd tussen de wesp en de orchidee zonder dat er iemand opdracht toe heeft gegeven! Opeens, na weken piekeren, was mijn kwartje gevallen. Een rizoom legt verbinding tussen de samenstellende elementen omdat het kan, omdat het wil, maar niet omdat het moet.

Een rizoom is datgene wat overblijft van een organisatie als je de centrale hiërarchie en macht er vanaf haalt.

Verbinding

Een rizoom is dus de verbindende factor tussen mensen, dingen, verhalen, elementen, enzovoorts zonder dat een externe kracht opdracht heeft gegeven of gezegd dat het moest. In arbeidsorganisaties is dat heel vaak de professie; De logica van het vakgebied, zogezegd, ook al is een vakgebied formeel gesproken lang niet altijd logisch voor buitenstaanders.

Professionele organisaties ontwikkel je dan ook bij voorkeur op de inhoud, niet via de structuur. Structuurvragen gaan namelijk altijd over harkjes, hiërarchie, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Boomstructuren zijn causaal en serieel georganiseerd, statisch, rondom geëxpliciteerde kennis die zwart / wit is beschreven. Het is de structuur van de anticipatie, vooruitdenken, de risico-analyse en de rekensommen. Het is de manier van denken van de landbouwers, van bedrijven zoals McDonalds, die in de kern een metastabiel evenwicht vormen.

Als je daar de centrale structuur weghaalt, stort het gebouw grotendeels in. Mocht er al sprake zijn van een rizoom, dan is dat niet georganiseerd rondom de professie. Alle handelingen zijn namelijk gestandaardiseerd, geëxpliciteerd en gemarkeerd: als de piep gaat, is de friet klaar. Let wel, dit is geen waardeoordeel. Boomstructuren zijn niet persé slecht, maar zeker ook niet overal voor geschikt.

Boomstructuur

Via een boomstructuur vind je nooit een rizoom. Rizomen zijn namelijk flexibele netwerken zonder centrale kern, ingang of uitgang, intuïtief vormgegeven rondom impliciete kennis (tacit knowledge) in genuanceerde grijstinten. Het is de structuur van de resilience, de veerkracht. Van de jager – verzamelaars. Misschien zelfs wel van de antifragility.

Na elke gebeurtenis van belang verandert het rizoom, wordt het sterker en toch blijft hij gelijk. Ik noem dat nieuwe normaliteit. Als je het rizoom wilt voeden met ervaringen uit andere rizomen (leren dus), dan moet je eerst verbinding zien te leggen, een koppeling maken. Daarna kan de ervaring worden overgedragen, via dezelfde vorm van tacit knowledge waaruit zowel bron als ontvanger zijn opgebouwd.

Dit kenmerk van het rizoom verklaart waarom veel organisaties moeilijk leren van anderen. Niet uit onwil, maar uit onmacht om de juiste verbindingen te leggen. Zowel binnen je eigen rizoom, als tussen rizomen. Het maakt dus veel uit of je in een rizoom zit, of dat je er buiten staat als je iets wilt ontwikkelen of veranderen.

Want iets willen veranderen of verbeteren is typisch iets van boomstructuren, van landbouwers. Je staat hier en wilt daar heen. Het is expliciet management. Rizomen daarentegen ontwikkelen zich gewoon, al naar gelang er nieuwe koppelingen worden gelegd met nieuwe mensen, nieuwe verhalen, zonder richting.

Uiteindelijk heb je in een organisatie beide vormen nodig om aansluiting te houden met maatschappelijke ontwikkelingen. Gelukkig is ook Deleuze daar optimistisch over. “The wisdom of the plants: even when they have roots, there is aways an outside where they form a rhizome with something else – with the wind, an animal, human beings”.

Tired of trees

© 2020 Rizoomes

Thema gemaakt door Anders NorenBoven ↑