Rizoomes

Crisis Awareness

Tag: Lerende Organisatie (Pagina 1 van 7)

Vier vormen van onzekerheid bij crisis

10 januari 2025 / / Geen reacties
Leestijd: 8 minuten

Onzekerheid is de mens een gruwel. Voor velen geldt dat ze liever zekerheid hebben over een slechte afloop, dan onzekerheid over een goede. Laat staan dat je niet weet hoe het afloopt, of nog erger, dat het misschien niet eens afloopt. Tenminste, niet dat je weet.

Toen ik in 1991 naar de brandweeracademie ging was ik daar nog helemaal niet mee bezig, onzekerheid. Ja, misschien de eigen onzekerheid, als ik iets spannends moest gaan doen. Maar niet over onzekere uitkomsten van incidenten.

Hoe ingewikkeld een brand ook mocht zijn, we kregen hem altijd uit. Net zoals we die technische hulpverlening ook altijd wisten op te lossen. De enige onzekerheid deed zich misschien voor met ongevallen gevaarlijke stoffen (OGS), dat om mij nooit opgehelderde redenen opeens incidentbestrijding gevaarlijke stoffen bleek te heten (IBGS).

Risicomodellen

Die onzekerheid van OGS werd kunstig gevangen in risicomanagementmodellen. Geef er een kans en een effect aan, vermenigvuldig die met elkaar en vergelijk dat getal met een risicomatrix en dan kan je de grootte van het risico vaststellen. Daarnaast hadden we modellen voor het vaststellen van schadecirkels, dispersiemodellen en F-N curves.

Om er maar een paar te noemen.

Een voorbeeld van een F-N curve. Afkomstig van ResearchGate.

Waar ik toen nog niet bij stil stond: modellen zijn manieren om onzekerheid te boetseren, er mallen van te maken die het niet-weten omzetten naar een intersubjectieve zekerheid. Naar taal waarmee we met elkaar net kunnen doen of we het over hetzelfde hebben en de werkelijkheid maakbaar is.

En daar is op zichzelf niks mis mee.

Alleen moet je wel beseffen dat het een middel is, geen doel. En dat een doel-middel omkering op de loer ligt, omdat in oefeningen altijd alles klopt, waardoor je het gevoel krijgt dat je het onder controle hebt. Slechts één keer kreeg ik een oefening die ondanks alle modellen volledig ontspoorde en waarvan ik pas later begreep dat het de bedoeling was die te verliezen. Ik schreef er over in De kunst van verliezen.

Het idee dat incidenten een voorspelbare afloop hebben is bij mij heel lang blijven hangen, omdat het in de praktijk zo bleek te gaan. Dat het af en toe toch mis ging was na onderzoek altijd te wijten aan een fout in gedrag, techniek of organisatie. Met de juiste analyse bleek elke omissie te herstellen en de werkelijkheid kloppend te maken; de zekerheid weer hersteld.

Onzekerheid

Toen ik in 2001 op Schiphol ging werken kwam ik er achter dat sommige incidenten helemaal zo’n zekere afloop niet hadden. Je weet niet hoe het eindigt als de stroom uitvalt, een kritiek IT systeem faalt of de kerosinetoevoer stokt. Hoe lang het duurt, met welke schade en of er door de ontstane fragiliteit niet nog meer ellende op komst is. Pas toen snapte ik wat onzekerheid is.

Rijkelijk laat.

Want in 1921 had de econoom Frank Knight al het verschil tussen onzekerheid en risico op papier gezet. Daarvandaan komt ook de term Knightian Uncertainty; een volledige onbekendheid met hoe een situatie zich zal ontwikkelen, fundamenteel onmogelijk om er voorspellingen over te doen. In deze boekrecensie van Averting Catastrophe vind je er meer over terug.

In de praktijk loopt het met de Knightian Uncertainty zo’n vaart niet, hetgeen niet weg neemt dat complexiteit en VUCA de voorspelbaarheid van incidenten wel hebben verminderd. Toch is er wel iets meer over te zeggen, zo is mijn ervaring.

Ik doe dat aan de hand van vier basisgrafieken, die ik vroeger gebruikte in mijn trainingen. Grappig genoeg kwam ik laatst één van de toenmalige cursisten tegen, die gelijk over die grafiekjes begon en hoe vaak hij het nu nog gebruikte. Beleefdheid wellicht, maar toch leuk om ze in dit blog nog eens te presenteren.

Basisonzekerheid

Basisonzekerheid is het standaardmodel van onzekerheidsverloop tijdens een incident. Bij aanvang is de onzekerheid het grootst, zeker bij onervaren mensen. Daarna, door verkenning en beeldvorming met de dikke BOB, krijg je steeds meer grip op de zaak en neemt de onzekerheid af. Hoe snel de onzekerheid afneemt zal per incident verschillen. Ik heb dat grafisch weergegeven met de stippellijntjes.

De kern van basisonzekerheid is dus dat het afneemt, zij het in wisselende snelheden afhankelijk van het incident en van je ervaring. In het Museum of Accidents voldoet eigenlijk alleen de crash met de Turkish Airlines aan die eis. Op zich ook logisch; het museum is niet ingericht op standaardincidenten.

Escalatieonzekerheid

Zoals wij weten van de reis van de held is er altijd wel ergens tegenslag te verwachten. Dat betekent dus dat de onzekerheid weer toe kan nemen. Net als bij basisonzekerheid is de daalsnelheid van de grafiek per incident verschillend. Houd er rekening mee dat het niet bij één tegenslag blijft. Hoe langer een incident duurt, hoe vaker de onzekerheid opnieuw kan opleven. Let er ook op dat je na enkele uren vermoeid raakt en moeilijker om kan gaan met opnieuw een toenemende onzekerheid. Laat je dus op tijd aflossen, of rek de boel iets verder uit.

De kern van escalatieonzekerheid is dat na een aanvankelijke afname, het weer terugkomt. Misschien wel meerdere malen. Dat repetitieve karakter wordt bijvoorbeeld expres aangejaagd door meerdere aanslagen vlak achter elkaar zodat er een structureel gevoel van onzekerheid ontstaat. In dit blog over de resilience game van RIVM gaat het trouwens ook over escalarende onzekerheid.

Creeping onzekerheid

Creeping onzekerheid vind je vooral bij disrupties, dreiging en crises, minder bij emergencies. Daarbij speelt ook de kromming van de hockeystick een rol, zoals besproken in Beginselen van disruptiemanagement. De onzekerheid neemt langzamerhand toe, maar zeker in het begin zijn zware maatregelen lastig te verkopen omdat de weak signals ook nog wel heel weak zijn. Dat betekent dat bij creeping disruptions de onzekerheidsopbouw in het begin juist toeneemt, in plaats van dat hij keldert zoals bij de grafiek van basisonzekerheid.

Dat is de kern van creeping onzekerheid: het bouwt op, en misschien ook nog wel met een escalarend karakter. Die heb ik hier niet getekend, maar je kunt het je vast voorstellen.

Langdurige onzekerheid

Het kenmerk van langdurige onzekerheid is dat het na een geleidelijke opbouw voor langere tijd hoog blijft. Denk bijvoorbeeld aan het verloop van Covid, maar ook aan de huidige van unpeace en hybride oorlog. Ook voor deze grafiek geldt dat het precieze verloop situationeel afhankelijk is. De essentie is dat de onzekerheid niet afneemt en in die zin raakt dit scenario het meest aan Knightian Uncertainty.

Wat de vier grafieken laten zien is dat er verschillende vaardigheden nodig zijn voor de crisismanager om met onzekerheid om te gaan:

  • Je moet bestand zijn tegen veel onzekerheid in één keer
  • Wees bewust dat onzekerheid niet alleen afneemt & dat het terug kan komen
  • Laat je niet van de wijs brengen als onzekerheid gestaag blijft toenemen
  • Besef dat onzekerheid lang kan duren en geruime tijd hoog blijft
  • Elke mogelijke combinatie van bovenstaande vaardigheden

In opleidingen voor crisismanagement en incidentbestrijding zouden deze vaardigheden eigenlijk opgenomen moeten zijn. Zodat je er niet pas veel later in je loopbaan per ongeluk tegen aanloopt.

Onzekerheidsreductie

Wat kan je zelf doen om onzekerheid te reduceren? Daar is denk ik wel een boek over te schrijven. Ik maakte voor de tussentijd dit rijtje voor je, met verwijzingen naar andere blogs.

  • Als je niet zeker weet wat te doen, kun je altijd een hengeltje uitgooien; even kijken wat het systeem doet. Probe – sense – respond heet dat in Cynefin termen Het is een standaard manier van optreden in complexe omgevingen.
  • Bedenk dat je zelf onderdeel bent van de crisis. Want alle crises ben je zelf.
  • Wees ervan bewust dat besluitvorming onder tijdsdruk wat anders is dan besluitvorming onder grote druk, alhoewel het soms hetzelfde is.
    • Grote druk leidt ertoe dat mensen bang zijn fouten te maken; vooral als er nog veel te verliezen valt en je besluiten het verschil kunnen maken. Als de schade eenmaal daar is neemt de onzekerheid af en begint de recovery.
    • Besluitvorming onder tijdsdruk gaat onder andere over Recognition Primed Decisionmaking en de rol van ervaring daarin.
  • Ken het verschil tussen de circle of control en die van influence. En accepteer de rest. Een Stoïcijns basisbeginsel. Het gaat er niet om wat je overkomt, maar om wat je ermee doet.
  • Ken de grenzen van je bedrijfsvoering, weet wanneer je erover heen gaat en heb de middelen om terug te sturen. Niet onbelangrijk: doe het dan ook. Dit is een aangepaste versie van Sydney Dekkers definitie van veerkracht.
  • Ergens op de as van prudentie en ‘volle bak erin’ moet je een keus maken. Denk dus in scenario’s.
  • Gebruik gidswoorden bij langdurige incidenten om de robuustheid van je scenario te testen. Denk aan de regel van Hermans.
  • Stel tijd tempo factoren vast en hang daar je opschaling aan. Blijf niet achter de feiten aan lopen maar pak initiatief.
  • Waak voor tunnelvisie.
  • Wees bewust van de reeks; dit incident is er één in een serie, het staat niet op zichzelf. Check de territory blogs maar eens.
  • Ken de factoren van het personal resource management.
  • Houd je Situational Awareness op orde.
  • Weet wat triggerincidenten zijn en hoe die zich verhouden in het Crisis Awareness Framewerk met fragiliteit en territory.

De laatste aanbeveling uit het lijstje betekent eigenlijk dat je de hele website moet kennen. Ik zou dat zeer aanraden, maar of het ook echt werkt is onzeker.

Dit blog is onderdeel van het hoofdstuk prohairesis. Daar vind je nog veel meer verhalen en mentale modellen over jezelf prepareren op crisis.

Hoe meet je een Hurricane? De Waffle House Index

26 oktober 2024 / / 2 reacties
Leestijd: 5 minuten

In september en oktober van 2024 raasden twee grote orkanen, Helene en Milton, over het zuiden van Amerika. Helene kostte zo’n 230 mensen het leven. Milton eiste er 25. Helene veroorzaakte 45 miljard dollar schade, Milton 175. Welke hurricane was nou het zwaarst? Hoe bepaal je dat?

In Amerika doen ze dat met de Waffle House Index. Dat is een officieuze norm voor de zwaarte van een ramp.

“If you get there and the Waffle House is closed – that’s really bad.”

Craig Fugate, Former Head of the Federal Emergency Management Agency

De index ontstond tijdens hurricane Katrina in 2004, toen het zuiden van Amerika zwaar werd geraakt en grote delen van New Orleans onder water liepen. Zeven vestigingen van de Waffle House Company werden vernietigd en zo’n honderd moesten er sluiten.

Toen besloten de eigenaren van Waffle House zich te profileren met snel herstel van bedrijfsvoering na een ramp. Disaster recovery heet dat in vaktermen.

Wat is Waffle House?

De Waffle House Company is een keten van zo’n 2000 wegrestaurants in het zuiden en midden-westen van Amerika. Ze zijn herkenbaar aan de zwart gele belettering. En ze zijn altijd open: 24/7, 365 dagen per jaar.

Waffle House Vestiging. Foto Wikipedia

Officieel zijn het breakfast restaurants, maar daar kijken wij als Europeanen anders tegen aan. Hun meest verkochte gerecht is namelijk hashbrown, een soort hachee met gebakken aardappels. Gegarneerd met worst, bacon, kaas en ahornsiroop.

De Waffle House Index

De Amerikaanse rampenbestrijdingsdienst FEMA beschreef in 2011 dat je kon zien hoe erg een ramp was aan hoeveel Waffle Houses er sloten. Zo ontstond de Waffle House Index.

Hij kent drie niveaus.

Bij code groen zijn de restaurants open. Er is minimale schade, de elektriciteitsvoorziening is op orde, en het hele menu is te krijgen.

Bij code oranje ziet het er minder gunstig uit. Vestigingen draaien op noodstroom. Ze grillen niet op gas en bieden een beperkt menu aan. Zo verdwijnt de bacon, want dan passen er meer worsten op de elektrische grill.

Code rood: de winkel is dicht omdat hij onder water staat, geen dak  meer heeft, of omdat het te gevaarlijk is voor het personeel.

Waffle House Index

Preparatie

Want Waffle House heeft zich goed voorbereid. Ze sluiten niet zomaar. Zo hebben alle vestigingen noodstroom en is er een rampenplan waarin beschreven staat hoe en welke menu’s er geserveerd worden.

Daarnaast zijn er speciale teams die ingezet worden om elkaar te ondersteunen. Ze beschikken zelfs over een mobiele commandowagen, van waaruit de hele boel wordt aangestuurd.

Volgens Waffle House doen ze dit vooral ter ondersteuning van de gemeenschap. De kosten die ze maken wegen volgens het bedrijf niet op tegen de extra inkomsten. “Maar het is belangrijk voor de veerkracht van een samenleving. Alles moet zo snel mogelijk weer zijn gangetje gaan.”

Directeur Dan Stoneking van de FEMA ondersteunt die stelling: “The sooner restaurants, grocery and corner stores, or banks can re-open, the sooner local economies will start generating revenue again – signaling a stronger recovery for that community.”

Recovery

Het rampbestrijdingsmodel van de Verenigde Staten is gebaseerd op recovery: wederopbouw. In plaats van rampen te voorkomen – bijvoorbeeld met waterkeringen – ruimen de Amerikanen de boel gewoon weer op na elke ramp. Preventie zien ze als onnodige overheidsbemoeienis. Lees onder andere dit blog over het boek Disasters by choice van Ilan Kelman.

Waffle House Index geplot door de FEMA

Dat werkt prima als je weinig rampen hebt.

Bij ons is het net andersom. Wij proberen van alles te voorkomen met ingewikkeld en duur beleid. Dat is soms zeer ingrijpend, zoals het programma Ruimte voor de rivier. Een tweede Watersnoodramp, zoals in 1953, wil Nederland koste wat kost voorkomen.

De Amerikanen lijken daar nu ook anders over te gaan denken. Bij Helene ging de Waffle House Index op rood. Eén vestiging in Crawfordsville ging dicht tijdens de orkaan. Maar bij Milton sloten ruim 30 Waffle Houses uit voorzorg voor de hurricane toesloeg.

Zou dat de nieuwe functie van de Waffle House Index kunnen zijn? Waarschuwen in plaats van opruimen? Preventie in plaats van recovery?

Naschrift 27 oktober 2024

De effecten van orkaan Helene hebben ook een (nu nog klein) staartje in Nederland, zo meldt de NOS. Er is een tekort aan infuuszakken in Nederlandse ziekenhuizen. Fabrikant Baxter, die 60% van de Nederlandse infuuszakken levert, is onder water gelopen en moet eerst hersteld worden voor er nieuwe productie kan worden geleverd.

Los van de kwetsbaarheid van Baxter is het bijzonder dat de Nederlandse ziekenhuizen kennelijk zo afhankelijk zijn van één leverancier. Er is nog genoeg te doen aan de weerbaarheid van onze samenleving.

Daarnaast wees iemand mij er terecht op dat het de vraag is of de Waffle House Index nog klopt als ie preventief gebruikt wordt. Het gaat dan namelijk niet meer om de geleden fysieke schade, maar om een inschatting daarvan. Een verwachting.

De variabelen die gebruikt worden om de verwachting op te stellen zijn dan van doorslaggevend belang. En heel erg goed zijn de meeste mensen niet in het opstellen van risico-inschattingen, blijkt zowel uit dit blog als deze.

Hurricanes zijn volgens de definitie van het Crisis Awareness Framewerk een disruptie, die kunnen leiden tot maatschappelijke ontwrichting. Een ramp. Het worden triggerincidenten als er achter die ramp een onderliggende crisis naar boven komt die bijvoorbeeld het bevoegd gezag raakt. Dat kan zowel een interne crisis zijn (fragiliteit) als een externe (territory). Of allebei. In dat licht bezien is het interessant om de verschuiving van de Waffle House Index te zien. Ik ben benieuwd of die door zet.

De harde gevolgen van zachte fragiliteit

19 oktober 2024 / / 2 reacties
Leestijd: 5 minuten

Zachte fragiliteit ontstaat door ongewenste effecten van menselijk gedrag in een organisatie. Dat kan van alles zijn. Machtsmisbruik, pesten, bukken als het belangrijk wordt of afhaken door de zoveelste reorganisatie. Wat het allemaal gemeen heeft: het is slecht meetbaar en de fragiliteit van de organisatie neemt toe.

Vol verwachting zitten de ingenieurs voor het raam van de cabine tijdens de testrit op de Kamperlijn tussen Kampen en Zwolle. “Hij kan 140”, zegt de projectleider trots, “trap hem op zijn staart, Henk, gassen met dat ding”

Glunderend duwt Henk de handel naar voren. 80, 100, 120, 140….opeens golft de trein omhoog en weer omlaag, alsof hij surft, waardoor hij los komt van de bovenleiding. Henk remt af en rijdt de trein noodgedwongen op een sukkeldrafje door.

De bodem is te slap voor deze snelheid, zo blijkt later. Ergens in het voortraject is er iets over het hoofd gezien omdat de ingenieurs hun aannames niet goed hebben uitgesproken, schrijft Twijnstra & Gudde in een evaluatie. Het systeem was daardoor fragieler dan gedacht, wat zich pas fysiek manifesteerde tijdens de eerste testen.

Treinongeval in Rotterdam, op het viaduct ter hoogte van de Zomerhofstraat juni 1926. Foto ANP

Eigenlijk waren deze testen dus een triggerincident. Het legde bloot wat er onder de oppervlakte al niet klopte. Niet de testen waren dus het probleem, maar datgene wat structureel mis ging. Er was een interne crisis die niet werd gezien. Zachte fragiliteit met een hard gevolg.

Soft skills

Onbedoelde effecten van gedrag waren natuurlijk al veel eerder de oorzaak van ongewenste gebeurtenissen. Op 27 maart 1977 vlogen twee 747’s op Tenerife tegen elkaar aan. De grootste vliegtuigcrash aller tijden.

De ramp werd grondig onderzocht en daaruit kwam kort gezegd dat er vooral veel mis was gegaan in de communicatie tussen de piloten onderling en daarnaast met de luchtverkeersleiding. Niet uitgesproken aannames, grote ego’s en slechte besluiten.

Als antwoord daarop ontstond het crew resource management: teams leren beter met elkaar te werken, zowel in de groep als er buiten. Die vaardigheid wordt soft skills genoemd, als tegenhanger van de harde vakkennis, de hard skills.

In mijn zoektocht naar het eerder bewust worden van crises heb ik fragiliteit beschreven als de kwetsbaarheid van een organisatie of systeem. Deels gaat dat in harde terminologie als redundantie en multifunctionaliteit. Je kan vaak meten hoe hard de boel rammelt: slecht management, geen structuur, te weinig cashflow.

Maar na het lezen van ‘Schrijver zijn’ van Hilary Mantel (geweldig boek) besefte ik dat er ook zoiets moest zijn als zachte fragiliteit. Conform het onderscheid tussen hard- en soft skills in het crew resource management. Maar dan breder.

Hoe ontstaat zachte fragiliteit?

Zachte fragiliteit zie ik als de ongewenste effecten van gedrag in een organisatie. Omdat mensen elkaar niet vertrouwen, bijvoorbeeld, en niet alles eerlijk zeggen.

Of omdat ze hun aannames niet uitspreken, zoals bij de Kamperlijn. Dan ga je belangrijke informatie missen en wordt je situational awareness beperkt. Je ziet niet meer wat er echt gebeurt, maar dat weet je niet. Je schuift richting een fundamental surprise. Zachte fragiliteit met een hard gevolg.

Dat fragiliteit zacht is, betekent dus niet dat er geen grote problemen kunnen ontstaan. Kijk maar naar #MeToo: dat laat op verschillende terreinen zien hoe een foute cultuur van seksueel grensoverschrijdend gedrag kan escaleren. De Voice of Holland bijvoorbeeld was een succesvol TV programma, maar heeft zichzelf kapot gemaakt omdat het zijn zachte fragiliteit niet zag.

Zachte fragiliteit sluipt namelijk meestal langzaam je organisatie binnen. Omdat mensen steeds harder gaan liegen, bukken en afhaken. Dat ondermijnt de organisatie. De mensen die niet vertrekken, wennen eraan en gaan het normaal vinden.

Ik vroeg Chat GPT naar zachte fragiliteit in een organisatie. Toen kreeg ik bovenstaand beeld met deze toelichting: “Hier is een afbeelding die zachte fragiliteit symboliseert als aanleiding voor een interne crisis in een organisatie. Het toont een kwetsbare glazen structuur die onder druk barst, terwijl mensen binnenin proberen de stukken bijeen te houden, wat het begin van een grote interne verstoring benadrukt.”

Kwetsbaarheden kunnen daarnaast ook ontstaan door toevallige omstandigheden. Toen iedereen tijdens Corona thuis werkte, verdwenen de dagelijkse koffiemachinepraatjes. Daardoor miste je de roddels en toevalligheden, de dingen waarvan je niet wist dat je ze moest weten.

De Teamsgesprekken die overbleven waren puur instrumenteel. Over de harde kwesties waar je zelf achteraan ging, over geld en kwaliteit. Het sociale cement dat de boel altijd aan elkaar lijmde, verdween. Dat maakte veel organisaties kwetsbaar voor de vliegende opstart na de pandemie.

Stil protest

Maar soms is ongewenst gedrag ook een stil protest tegen besluiten van het management. Zoals bij een fabriek op de Maasvlakte waar een nieuwe controlroom werd geïnstalleerd, die na een half jaar nog steeds niet goed functioneerde.

Ze vlogen een consultant in die bij zijn eerste bezoek zag hoe bij de ploegwissel nieuwe medewerkers stonden te stuntelen met het aantrekken van rubber handschoentjes. Daar is een heel eenvoudig trucje voor, dat ervaren operators standaard gebruiken: erin blazen.

Zijn conclusie was duidelijk: de medewerkers praten niet met elkaar, helpen elkaar niet en het management ziet het niet eens.

Met deze bril kun je volgens Chat GPT de harde gevolgen van zachte fragiliteit zien

Wat dit laatste voorbeeld laat zien is dat waar zachte fragiliteit is, harde fragiliteit vaak niet ver weg is. Ze lopen in elkaar over en versterken elkaar. Het wordt vlek op vlek.

Hoe voorkom je een crisis door zachte fragiliteit?

Zachte fragiliteit is een lastig fenomeen. Alleen in dit blog zie je al een paar heel verschillende voorbeelden van ongewenste effecten van gedrag met een hard gevolg: niet uitspreken van aannames, grote ego’s, grensoverschrijdend gedrag en machtsmisbruik, slechte interne communicatie en stil protest.

Voorkomen van zachte fragiliteit begint dus met goed kijken.

Zet je antropologische bril op en observeer. Lees tussen de regels van gesprekken. En detecteer wat de ongewenste consequenties van (ingesleten) gedrag zijn; hoe fragiel wordt de organisatie als het zo door gaat?

Het moet dus wel een multifocale bril zijn, voor dichtbij en veraf. Waar staan we nu en waar gaan we heen? Wat komen we onderweg tegen aan mogelijke kwetsbaarheden die kunnen leiden tot een crisis?

Maak die bespreekbaar. Laat zien waar de organisatie onbewust onbekwaam is. Of zoals ik leerde bij aviation security: if you see something, say something. Precies zo is het met zachte fragiliteit.

Dit blog staat in het hoofdstuk over Fragiliteit. Het is onderdeel van het Crisis Awareness Framewerk.

Voorkom de crisis met Ton Boot

5 juli 2024 / / Geen reacties
Leestijd: 7 minuten

Voorkom de crisis is het laatste boek van basketbalicoon Ton Boot. Het gaat over de neerwaartse spiraal, een kritieke situatie in je leven, waar plots allerlei negatieve zaken en slechte gewoonten in je team ontstaan. Hoe herken je die crisis en wat kan je eraan doen?

Wat is het verschil tussen een brandweerploeg en een basketbalteam? Of een (kleine) afdeling in een bedrijf? Die vraag stelde ik mezelf regelmatig bij het lezen van Voorkom de crisis van Ton Boot. Want het was allemaal heel herkenbaar wat deze succesvolle basketbalcoach heeft opgeschreven voor zijn tachtigste verjaardag.

Ton Boot is geboren in 1940 en was eerst zelf een zeer verdienstelijk basketballer voor hij coach werd. Volgens Wikipedia behaalde hij als speler vijf landskampioenschappen en als coach maar liefst veertien keer. Hij werd verkozen tot ‘Coach van het Jaar’ in 1979, 1980, 1983, 1986, 1987, 1993 en 2001 en de Volkskrant riep hem in 2000 uit tot Coach van de eeuw.

Over de afgelopen eeuw, dat dan weer wel.

Als zo iemand een boek schrijft over zijn methode van werken ben ik gelijk geïnteresseerd. Het is geen wetenschap, zo zegt hij zelf, maar het levert wel resultaat op. “Zie het maar als mijn magnum opus.” Daarbij moest ik ook denken aan de meedogenloze weg van de Cleaner, want er zitten veel overeenkomsten tussen beide boeken.

Waarbij Voorkom de crisis mijn voorkeur heeft. Dat boek past beter bij de Nederlandse situatie, is nergens over de top en is prettig vorm gegeven. Het staat boordevol mooie anekdotes en meningen over bepaalde situaties, meestal over basketbal maar soms ook over andere zaken, zoals voetbal. Het zijn mooie illustraties van de methode Ton Boot.

Eén regel

Zoals de nieuwe speler Craig uit de Amerikaanse College series die bij hem op proef kwam spelen in Groningen. Tijdens de eerste training nam hij hem even apart en vertelde over de kern van zijn manier van coaching.

Ik heb maar één regel: je moet je uiterste best doen

ton boot

Craig knikte dat hij het begrepen had, maar daar bleek tijdens de training helemaal niets van. Hij gooide er met zijn pet naar in de warming up en was niet vooruit te branden bij een loopoefening. Toen Boot deze oefening opnieuw deed, maar dan in een wedstrijdvorm, won Craig glansrijk. Hij was veruit de snelste.

Trots keek hij me aan. “Vertrek maar, Craig, ik wil je nooit meer zien.”

ton boot

Nog dezelfde avond zat Craig in het vliegtuig terug. Dat is wat Boot het nadeel van de twijfel noemt.

Drie keer systeembenadering bij Boot. Hij ziet teams als een systeem van elementen met relaties. In het linkerplaatje staan de andere variabelen er ook bij. In het midden zie je het verschil tussen een team en los zand. En rechts gaat het over ingroup en outgroep. Er zijn altijd subsystemen, zegt Boot, en dat kan je niet voorkomen. Maak er dan op respectvolle wijze gebruik van, raadt hij aan. Klikken is vergroten

Hiermee zijn al twee belangrijke elementen van de methode Ton Boot benoemd. Ik ga hier niet het hele boek samenvatten, maar deze paar aanwijzingen wil ik je niet onthouden in dit blog.

  • Streef naar de cultuur van de goede gewoontes. Kom op tijd, wees positief, werk hard en geef nooit op.
  • Voorkom negativiteit voordat het vat krijgt op een team. Dan kom je in een neerwaartse spiraal die nauwelijks meer te keren is. Ook negatief non-verbaal gedrag is in dit opzicht van groot belang. Het ondermijnt het gezag en de stabiliteit van het systeem. De link met de crisisopvatting van Tjeenk Willink is onmiskenbaar.
  • In Voorkom de crisis schrijft Boot ook over systeemtheorie. Met een interessante observatie: zoals het geheel meer kan zijn dan de som der goede delen, kan het geheel ook minder zijn dan de som van de slechte delen. Dat klinkt als Polycrisis.  
  • Wees proactief in het handelen (weak signals, hard response). Luister naar je eigen instinct (net als bij de Cleaner) en maak je vooraf niet druk of het juridisch dan wel organisatorisch precies door de beugel kan. Hanteer daarbij het nadeel van de twijfel. “If there is any doubt, there is no doubt.”
  • Train op techniek, zorg ervoor dat je mensen beter worden in hun vak. Boot vertelt dat hij altijd druk bezig was met tactiektrainingen tot hij bij een nieuwe ploeg begon. Die had wel potentie, maar liep feitelijk achter op het niveau van de andere ploegen. Er zat niets anders op dan bij de basis te beginnen. Maar dat werkte wel.
  • Een goede vertrouwensrelatie tussen de trainer en zijn team is essentieel om een crisis te voorkomen. Deze relatie bestaat volgens Boot uit vijf componenten:
    • De trainer moet competent zijn
    • De intentie moet positief zijn en de trainer moet dat ook uitstralen
    • Het meest natuurlijke criterium is eerlijkheid
    • Duidelijkheid voorkomt onzekerheid
    • Consequent zijn is belangrijk in het naleven van je principes

Druk

Vanachter mijn crisisbril vond ik het stuk over het drukprincipe en spanning opbouwen ook erg interessant. Want dat kan je zo overhevelen naar elke vorm van spoedeisende noodhulp of gespannen situatie in de goede-, dan wel openbare orde en veiligheid. Of naar voetbal.

Het drukprincipe is een van de belangrijkste principes in de sport. De achterliggende gedachte is dat de mens in het algemeen slecht tegen druk kan. Men is zowel fysiek, mentaal als technisch niet bestand tegen druk. Dus: zet druk en vroeg of laat breekt de tegenstander, wat in een teamsport te zien is aan het uiteenvallen van cohesie (..) Belangrijk is dat bij het drukprincipe een grote dosis geduld hoort; het is niet van tevoren bekend wanneer de tegenstander instort

ton boot

Het is dus ook niet duidelijk wanneer je eigen team instort, als er tegendruk ontstaat.

Wat dat betreft is er op het EK van 2024 weer van alles te zien. Tegen Slowakije keek Engeland vrijwel de hele wedstrijd tegen een 1-0 achterstand aan. Pas in de laatste minuut van de speeltijd scoorden ze een gelijkmaker en peurden er een verlenging uit. Slowakije was ingestort.

Al helemaal toen de Engelsen in de eerste minuut van de verlenging hun tweede goal scoorden. Door druk te blijven uitoefenen. Vanouds doen ze dat door chaos te creëren. Ballen voor de pot, krachtvoetbal spelen, lange halen en kijken of er een kans uit komt. Het is zoeken naar een fluke, er hoeft er maar eentje goed te vallen om te scoren.

Daartegenover staat het tactisch voetbal dat probeert een veldoverwicht te regelen door slim spel. Van Basten had het over uitspelen; zorgen dat je een meerderheid aan spelers in een kansrijke positie brengt waardoor je kunt scoren. Tot zijn grote frustratie werd dat steeds vaker verward met afspelen: een beetje heen en weer tikken tussen spelers zonder dat er iets aan de veldverhouding verandert.

Precies dat zagen we ook in de kwartfinale van Nederland tegen Turkije op 6 juli 2024. Door druk te blijven zetten brak Turkije uiteindelijk. De ellenlange afspeelsituaties daaraan voorafgaand hadden niks opgeleverd. Pas met stevig aandringen en het creëren van chaotische momenten kwam de winst binnen handbereik. Precies conform het schema van Boot hieronder.

Het bouwwerk van Boot. Techniek (vakbekwaamheid) is het fundament.

Welke manier van werken je ook kiest, zorg dat je mensen over de vaardigheden beschikken om hun klus aan te kunnen. Want dat vond ik één van de mooiste constateringen van Boot: het heeft weinig zin over tactiek te denken als je het technisch toch niet uit kunt voeren. Begin dus altijd bij de mensen. Pas je trainingen aan je team aan, niet je team aan de training. Eén van de vele wijsheden uit een alleszins leesbaar boek.

Leest ook lekker weg op vakantie trouwens.

Eindoordeel

Na lang aandringen besloot Ton Boot voor deze ene keer al zijn tips uit zijn carrière in een allesomvattend verhaal op papier te zetten. En da’s mooi voor ons, dat we gebruik kunnen maken van zijn ervaringen, die beproefd zijn in de praktijk. Het is geen wetenschap, zegt ie er bijna verontschuldigend bij, maar die zoeken we dan zelf wel op. Daardoor leest het wel makkelijk weg en is dit boek ook mooi om op vakantie te lezen.

Eindcijfer: 8

Zou ik Voorkom de crisis bewaren als alle boekenkasten vol zijn en er geruimd moet worden: niet zo gauw. Eerst maar eens wat andere boeken eruit.

Gedicht uit Voorkom de crisis

De veerkracht van Nederland

18 mei 2024 / / 3 reacties
Leestijd: 10 minuten

Dit blog is een verhaal van twee dagen over de veerkracht van Nederland. De eerste dag betreft het congres dat georganiseerd was rondom het boek ‘De veerkracht van Nederland’, zojuist uitgebracht door het NIPV. De tweede dag, of avond moet ik eigenlijk zeggen, vond plaats bij de Veiligheidsregio Hollands Midden, maar was georganiseerd door de werkgroep Club & Calamiteit. Toevallig, of misschien ook niet, was ik bij allebei aanwezig en zag ik een connectie die te mooi is om voorbij te laten gaan.

Op de websiteplanning stond eigenlijk een nieuwe wandergids ingeroosterd, maar de belevenissen van deze week verdienden het om geboekstaafd te worden. Tenslotte is wendbaarheid ook een vorm van veerkracht. Met wat verwijzingen naar eerdere blogs is het toch een soort van kennisnetwerkje geworden rondom crisis en veerkracht.

Voor de liefhebbers van de wandergidsen.

Want je kan natuurlijk ook gewoon alleen dit blog lezen. Niks mis mee. Gaan we beginnen in Bussum, om later te verhuizen naar Leiden.

A tale of two cities.

Bussum

Het congres werd geopend door de directeur van het NIPV, IJle Stelstra

Op 15 mei 2024 trokken een paar honderd mensen uit het veld van crisismanagement en risicobeheersing naar het Spant in Bussum voor het congres Veerkrachtige Crisisbeheersing. Daar werd tevens het boek ‘De veerkracht van Nederland‘ gepresenteerd.

Een groot boek, formaatje stoeptegel, waar ik zelf ook nog in sta. Jawel. Ik legde het ding op de weegschaal, die 3 kg aangaf. Letterlijk gewichtige materie. Er was dan ook twee jaar aan gewerkt. Mooi werk.

Na de opening door IJle Stelstra, de directeur van het NIPV, was het de beurt aan Erwin Muller en Menno van Duin. Samen keken ze terug op 40 jaar crisismanagement in Nederland.

Van een niche in de academische wereld in de jaren negentig van de vorige eeuw, tot grote studierichtingen nu, zo concludeerden ze. Met studenten die minder verkokerd kijken en veel meer bezig zijn met de vraag wat ze kunnen veranderen dan met wat of wie ze nu precies zijn.

Wat ze zelf zijn, wisten ze haarfijn te treffen.

Wij zijn twee oude muppets

menno van duin

In dat gesprek kwamen natuurlijk ook de studentenacties voorbij. Daarbij concludeerde Erwin met enige zelfspot dat als je eenmaal voor zo’n groep boze studenten staat, het opeens heel ingewikkeld is om je eigen adviezen op te volgen. Als zo’n meute scandeert dat je bloed aan je handen hebt is het rustig blijven redeneren er niet meer bij.

Later zou Berthold Gersons in een workshop uitleggen dat onder stress je hersendelen die logisch denken min of meer worden uitgeschakeld. Je krijgt een soort vechten/vluchten respons die je analytisch vermogen flink doet krimpen. Het kost even tijd om daar overheen te komen en je ratio weer op orde te krijgen.

Nieuwe crises

Maar het gesprek tussen Erwin en Menno ging niet alleen over vroeger. Erwin ging ook in op de vier nieuwe crises die hem op dit moment het meest bezig hielden.

Als eerste noemde hij de geopolitieke ontwikkelingen en de continue oorlogsdreiging die daar vanaf komt. Het onvoorstelbare noemde hij dat. Iets wat eigenlijk nog niet te doorvoelen is, zoals corona dat in het begin ook niet was.

Ik schreef eerder al eens over unpeace, de opvatting dat het Westen eigenlijk al jaren in een stadium van oorlog verkeert zonder dat we het zelf doorhebben. In die zin vond ik de oorlog in Oekraïne dan ook een fundamental surprise.

Als je niet goed kijkt, mis je veel.

De tweede dreiging die voorbij kwam is polarisatie. Ik herkende dat ook in mijn blog over de crises van de toekomst als één van de grote risico’s. Niet alleen verstoort de polarisatie de gezamenlijkheid in een samenleving, het ondermijnt ook het gezag van het bestuur.

En juist dat gezag is noodzakelijk als je moeilijke besluiten moet nemen, wicked problems wil oplossen. Met Tjeenk Willink ben ik van mening dat het verlies van gezag en draagvlak de echte crises zijn. Dat zijn processen zonder begin en eind, het zijn statussen van een systeem.

Geen incidenten, hooguit triggeren die de sluimerende crises.

Als mij één overkoepelende conclusie over deze dag wordt gevraagd, is het dat de algemene opvatting over crisis nog steeds klinkt als een incident met iets ervoor, tijdens en erna. Als een hobbel op een rechte weg, niet een verlegging van koers. Het denken in de grenzeloosheid van crises moet nog wat verder indalen.

De impressie van Wendy Kiel over de veerkracht van Nederland

De derde crisis is de klimaatcrisis. Die kent zijn eigen dynamiek en domein en komt op Rizoomes daarom niet veel voorbij. Anderen weten daar veel meer over dan ik. Klimaat is in mijn denken soms wel een escalatie- en complicatiefactor. Het maakt alle andere crises erger en ingewikkelder. Daar schrijf ik dan weer wel over.

Als vierde crisis verwees Muller naar een boek van Annie Jacobson over het scenario van een kernoorlog. Ook dat is iets wat raakt aan het onvoorstelbare.

Toen ik dit verhaal zo aanhoorde moest ik ook gelijk denken aan een artikel van David Betz dat ik laatst las. Betz is hoogleraar conflictstudies aan het Kings College en meent dat het Westen afstevent op een burgeroorlog.

Dat komt omdat de grootste bedreiging voor de veiligheid en welvaart van het Westen vandaag de dag voortkomt uit zijn eigen sociale instabiliteit, structurele en economische achteruitgang, culturele verdroging en, naar mijn mening, lafheid bij de elite.
david betz

Ik merkte bij mezelf dat ik daar nog nooit bij stil had gestaan. Of een burgeroorlog echt onafwendbaar is zoals Betz beweert kan ik niet goed beoordelen. Maar het is wel een mogelijk risico voor de toekomst. Het vijfde, wat mij betreft, dat overigens naadloos aansloot bij de collapse of complex societies.

Crisisinflatie

Tot slot ging het gesprek nog over crisisinflatie. Wordt het woord crisis niet iets te makkelijk van stal gehaald? Volgens Menno en Erwin zijn er zichtbaar meer crises dan vroeger, maar er is op zekere manier ook meer behoefte aan.

“Een dag geen crisis is een dag niet geleefd.”

In een workshop over scenariodenken werd er gepeild wat de zaal daarvan vond. Op de linkerfoto zie je aan welke andere woorden men dacht bij scenariodenken. En de rechterwolk laat zien welke vaardigheden je zou moeten hebben om scenario te denken. Als je op de foto klikt wordt ie groter

Maar crises zijn ook een breekijzer in bepaalde situaties en een handig middel om geld te regelen. Ook daarom worden wicked problems steeds vaker een crises genoemd, of is het niet meer dan een verhulling om de eigen onkunde te maskeren dan wel slordigheid te verbergen.

Dat genereert ook een opwaartse druk op de ernst van crises. Als alles crisis wordt, moeten ze wel steeds erger worden gemaakt om met hun kop boven het crisismaaiveld uit te komen. De journalistiek speelt hier overigens een grote rol in met hun pack journalism. Al vinden ze zelf van niet.

Persoonlijk vond ik dit gesprek tussen de ‘oude muppets’ het hoogtepunt van de dag, al was het maar door de inspiratie die ik er uit kreeg om verbanden te leggen met andere onderwerpen op deze website.

Op1

Aan het eind van de dag werd het tijd voor een talkshow opstelling op het podium. Het deed me sterk denken aan Op1, zes mensen aan tafel die een gesprek voeren onder strakke leiding van de presentator. Helaas werd het niet echt een gesprek, daarvoor gingen de deelnemers te weinig met elkaar in discussie.

De tafel vlak voor het eerste gesprek begon

Toch kwamen er interessante punten naar voren. Men was het met elkaar eens over de noodzaak van meer veerkracht in Nederland. Volgens Erwin Muller was er een strakkere sturing door de overheid noodzakelijk dan we nu soms (willen) aannemen.

Het deed me denken aan een pleidooi over de problematiek van zelfredzaamheid (zeg maar de voorloper van veerkracht), ooit uitgesproken door Peter van Lochem in zijn rol als verre voorganger van IJle Stelstra. Mocht u er meer over willen lezen, ik schreef er indertijd deze reflectie over. Opmerkelijk hoe er toen met andere woorden eigenlijk hetzelfde werd gezegd.

Eerst probeerden we mensen aan de rookmelders te krijgen door goede informatievoorziening. Toen dat niet help, zijn we ze gratis gaan langsbrengen. En toen ook dat geen veranderingen in de slachtofferaantallen bracht, zijn we ze zelfs voor mensen gaan ophangen. Hoe zelfredzaam kun je mensen dan noemen?

peter van lochem

Inmiddels is de verplichting tot het plaatsen van rookmelders opgenomen in de wet. Exemplarisch voor zelfredzaamheid en veerkracht?

Terug naar de tafel. Die vond eensgezind dat de samenleving wel betrokken moest worden bij de veerkracht van Nederland. Iedereen was het erover eens dat de veerkracht bij de mensen zit en niet bij de instituties.

Hoe dat te bereiken bleef een beetje hangen in goede voornemens. Het gesprek aangaan met de burgers kwam veel voorbij. En ook: aan de mensen vragen wat ze nodig hebben. Hoe dat voor elkaar te boksen bleef evenwel een weinig duister.

Misschien iets voor het congres van volgend jaar, als start van een nieuwe traditie met jaarlijkse congressen over de veerkrachtige crisisbeheersing.

Leiden

Een dag later vond in Leiden de eerste bijeenkomst plaats van de werkgroep Club & Calamiteit. Deze is opgericht naar aanleiding van een ernstig misdrijf door een trainer bij een gymclub uit Leiden, waar Arthur Haasbroek voorzitter was. Hij probeert zijn ervaringen te delen met andere clubs, in de wetenschap dat als je totaal onvoorbereid in een calamiteit terecht komt het slecht kan aflopen met zo’n club.

Er kwamen zo’n 80 bestuurders van clubs en verenigingen op de avond over club & calamiteit af.

Een gelukkig toeval was dat Arthur ook werkzaam is bij de Veiligheidsregio Hollands Midden (VRHM). Daar gaf men hem de ruimte om verder met het onderwerp aan de slag te gaan, inmiddels ook gesteund door de gemeentes Leiden, Voorschoten en Oegstgeest. De veerkracht van Nederland in de praktijk.

In enkele voorgesprekken met Bas Pietersen van The Alignmenthouse waren we al uitgekomen op het begrip wederkerigheid. Bas is voorzitter van een grote hockeyclub in Leiden en raakte op die manier betrokken bij Club & Calamiteit. Dat is ook hoe een rizoom werkt: onverwachte connecties tussen mensen die elkaar vinden op een onderwerp dat hen bindt.

Maar goed, wederkerigheid dus. Als de veiligheidsregio’s iets zouden kunnen betekenen voor clubs in crisis, kunnen de clubs dan ook iets betekenen voor de veiligheidsregio? Niet ten behoeve van de veiligheidsregio zelf, maar in de aanpak van een specifiek probleem of situatie in hun regio?

In de trant van Benedictinus z’n ‘als het goede maar gebeurt’.

Civil Society

Daar precies in het midden, tussen de publieke en private sector in, mooi door Mintzberg samengevat als de Plural Sector. Zou niet daar het aanknopingspunt liggen voor de veerkracht van Nederland, zoals uitgesproken aan de tafel in Bussum daags daarvoor?

Dat was wel de insteek van Hans Zuidijk, de directeur van VRHM die de bijeenkomst opende. Hij heette iedereen welkom in het hoofdkantoor van de veiligheidsregio, dat hij een huis van ontmoeting noemde. Een plek om met organisaties samen te werken aan de veerkracht van Nederland.

“Men moet het ijzer smeden als het koud is,” zei hij glunderend, waarna hij iedereen uitnodigde om na te denken over hoe de samenwerking tussen de clubs en de veiligheidsregio’s verder uitgebouwd zou kunnen worden.

Sheets komen van Philine van Overbeeke

“Denk daarbij niet alleen aan sportclubs”, zei Philine van Overbeeke even later in haar presentatie. Philine promoveert aan de Erasmus Universiteit op vrijwilligers en non-profit management.

Zij schetste een veel breder palet aan vrijwilligersorganisaties, variërend van sportclubs, tot voedselbanken en tijdelijke organisaties zoals ik ook wel beschreef in dit blog over het snelle vertrouwen.

In de sheet over het grotere plaatje viel de term civil society. Dat is ongeveer hetzelfde als de plural sector van Mintzberg. De London School of Economics definieert civil society als het terrein van niet-gedwongen gezamenlijke activiteiten rondom gedeelde belangen, doeleinden en waarden.

In principe staat de civil society los van de staat, families en markt, maar in de praktijk zijn die grenzen niet altijd duidelijk. Een fonds voor goede doelen kan bijvoorbeeld subsidies krijgen van de overheid of de postcodeloterij, mede afhankelijk zijn van een familie en toch ook commerciële kenmerken hebben. Dan heb je het al weer gauw over social enterprises of non-profit.

Hoe dan ook zit volgens mij de sleutel van de veerkracht van Nederland in de civil society, dan wel de plural sector. In pluraliteit, verscheidenheid. Omdat die civil society niet werkt in een ouderwetse command and control structuur moet je samenwerking op een heel andere manier vormgeven.

Niet over mensen. Met mensen.

Veel meer zoals een rizoom werkt, zonder hiërarchie en met sterke verbindingen. Daarin kan de overheid wel sturen, zoals Erwin Muller aangaf, maar dan niet op de ouderwetse manier van topdownies. Niks opleggen of voorschrijven. Wel zoeken naar wederkerigheid, zoals de VRHM onlangs in Leiden liet zien.

Mensen uitnodigen.

In een huis van ontmoeting.

En daarna samen verder zoeken.

Misschien is dat wel de veerkracht van Nederland. Is die burgeroorlog ook gelijk opgelost.

Het vergeten risico

16 maart 2024 / / Geen reacties
Leestijd: 5 minuten

Het vergeten risico is het risico dat je zelf veroorzaakt en dat de fragiliteit van je organisatie vergroot. En fragiliteit is één van de vier onderdelen van Crisis Awareness. In een naschrift bij dit blog leg ik uit wat dat is. Eerst maar eens dieper in op het vergeten risico.

Soms heb je dat, gedachteloos scrollend langs een rijtje berichten op social media zie je in een ooghoek iets voorbij komen en schuifel je weer terug omhoog. Wat zag ik daar nou?

Deze keer viel mijn oog op een tabelletje global risks uit het jaarlijkse onderzoek van het World Economic Forum. Ik volg dat de laatste jaren, in tegenstelling tot vroeger, niet meer van heel dichtbij. Het lijstje is zelden verrassend en de grootste risico’s ken ik inmiddels wel.

Dus erg veel tijd besteed ik er niet meer aan, ook al vind ik dat elke risicoprofessional en veiligheidskundige ze wel moet kennen. Het hoort bij je vak.

Global risk

Voor deze keer keek ik er eens extra goed naar, want volgens mij was er wat mee. Daar kom ik zo nog op. Eerst een korte samenvatting van de resultaten.

Voor 2024 worden klimaateffecten door de respondenten als toprisico ingeschat. Maar liefst 66% van de respondenten ziet dat als de grootste uitdaging van deze tijd. Met als goede tweede misinformatie door AI, genoemd in 53% van de inzendingen.

Daarna volgen sociale- en politieke polarisatie (46%), toenemende kosten van levensonderhoud (42%), cyberattacks (39%), economische krimp (33%) en nog dertien andere risico’s. Nummer twintig is de angst dat de techbubbel barst, genoemd door slechts 4% van de deelnemers.

Wat valt er op als je door die totale lijst kijkt?

Nou, dat de risico’s van buiten komen, ze zijn allemaal extern. Ik moest zelfs denken aan die vermaledijde act-of-god, indertijd op mijn HVK studie nog zwaar verboden door Walter Zwaard.

Hier, bij het WEF, was sprake van een vergeten risico: de fragiliteit van de eigen organisatie. En dat is misschien wel het grootste risico dat er is. Het enige bovendien waar je echt zelf wat aan kan doen. (Herkent u de karakteristiek van het Stoïcijns crisismanagement al?)

Op mijn website Rizoomes heb ik inmiddels een behoorlijk aantal fenomenen beschreven die bijdragen aan de genoemde fragiliteit. Ik zal er hier een paar noemen, dan krijg je een beetje een beeld.

Fragiliteit

Ten eerste de volledig over zijn grenzen uitgerekte bedrijfsvoering. Systemen draaien op meer dan 100% van hun capaciteit en worden daardoor gevoelig voor disrupties. Voeg daar de globale just-in-time logistiek aan toe en je fragiliteit vliegt omhoog.

James Reason noemde dat ooit het vulnerable system syndrome: denial, blame and the blinkering pursuit of the wrong goals. Die waren niet opgenomen door de respondenten van het WEF.

Verder zijn er veel organisaties waar grote ego’s in de weg zitten van rationele bedrijfsvoering. Dat leidt dan weer tot fundamental surprises en een jarenlang leertraject om de verbinding met de normale wereld weer terug te vinden.

Daar staat tegenover dat sommige andere bestuurders echt geen idee hebben waar ze mee bezig zijn, waardoor ze stomme fouten maken. Zwarte eenden noem ik dat. Als je pech hebt bezitten ze ook nog een groot ego; vlek op vlek.

Ik zal geen namen noemen.

En dan heb je nog het vergeten risico van fraude, slordigheid, ruzies, regeren door vooruit te schuiven en het-met-de-kennis-van-nu-syndroom. Zo kan ik nog wel even doorgaan, maar dat doe ik niet. Mij ging het voor nu even over dat vergeten risico van fragiliteit in het rijtje van de WEF:

Het ligt altijd aan een ander, nooit aan jezelf.

Dit blog verscheen als column in een iets ingekorte vorm in het kwartaalblad van de Nederlandse Vereniging van Veiligheidskunde NVVK. Eerdere blogs voor dat blad vind je hier.

Crisis Awareness

Ik maak van dit naschrift gebruik om heel globaal Crisis Awareness te introduceren. Het verhaal van het vergeten risico is namelijk ook een inleiding op de fragiliteit van organisaties en daarmee op Crisis Awareness.

Een crizoom (crisis rizoom) volgens DALL-E. Zoals Koot & Bie zouden zeggen: het is nog een concept, stoei er wat mee. En dat heb ik gedaan: crizoom is nu Crisis Awareness.

Volgens mij kun je een crisis zien als een complex systeem (een rizoom). Het bestaat uit diverse factoren die met elkaar interacteren en uiteindelijk de frequentie, omvang en escalatie van crises bepalen.

Crisis Awareness bestaat uit vijf hoofddelen. Triggerincidenten, als eerste, leiden een crisis in. Ze leggen een fragiliteit in een organisatie bloot, of appelleren aan een onderstroom in de samenleving die vervolgens luidkeels gaat communiceren, framen, boycotten en cancelen.

Of allebei. Dat zijn de delen twee en drie van Crisis Awareness.

Dat externe deel noem ik de Territory, de fysieke, sociale en psychologische omgeving. Volgens mij zijn de meeste risico’s voorzienbaar, alleen weet je niet wanneer en hoe laat ze zich manifesteren. Maar de manier waarop mensen in je Territory reageren, dat is de onvoorspelbaarheid van de crisis, dat is wat het groot en viral maakt. Corona was dus ook geen Black Swan, de manier waarop de mensen er mee omgingen wel.

Zonder mensen is er geen crisis.

Het vierde deel van Crisis Awareness is Prohairesis: hoe goed ben je voorbereid op jezelf? Want crisismanagers en hun teams zijn onlosmakelijk verbonden met hun crisis. Alle crises ben jezelf. Met andere mensen had het een andere crisis geworden. Jouw handelen doet er dus echt toe.

Het vijfde deel is het Museum of Accidents. Dat is het geheugen van het Framewerk en daarnaast de inleiding op het vakgebied van de Accidentology. In deze longread leg ik het volledige Framewerk Crisis Awareness uit.

Ignatius van Loyola als crisismanager

28 februari 2024 / / Geen reacties
Leestijd: 11 minuten

Ignatius van Loyola als crisismanager beschrijft de manier waarop de orde van Jezuïeten omgaat met chaos, crisis en onzekerheid. Paul de Blot, hoogleraar business spiritualiteit, schreef er een intrigerend boek over. In dit blog haal ik er een paar zaken uit die volgens mij voor crisismanagers in het algemeen van belang zijn. Ook anno nu.

Toen ik in augustus 2023 mijn blog over Benedictijnse stuurmanskunst had geschreven, kreeg ik na enkele weken een leuke reactie van een kennis uit het veld crisismanagement. Ze vertelde dat ze mijn blog gelezen had en er met een collega over in gesprek was geraakt. En die had toen opgemerkt dat hij het boek Ignatius van Loyola als crisismanager eigenlijk nog beter vond.

Daar had ik nog nooit van gehoord, van deze Ignatius. Die ging ik eens even uitchecken. Zodoende las ik Ignatius van Loyola als crisismanager en besloot ik er aansluitend een blog over te schrijven.

Zoals ik in mijn vorige blog over de kunst van richting te veranderen heb geleerd, kies ik in dit blog voor een omweg. Dat is de kortste weg om door te dringen tot de kern van Ignatius van Loyola als crisismanager. Zonder die buitenverkenning gaan een paar belangrijke uitgangspunten anders verloren.

Deze omweg begint bij Paul de Blot.

Paul de Blot

Van Paul de Blot, de schrijver van Ignatius van Loyola als crisismanager, had ik wel eens gehoord. Hij werkte als hoogleraar Business Spiritualiteit aan Nyenrode tot zijn overlijden in 2019. Op zijn 80e promoveerde hij nog op het proefschrift ‘de vernieuwing van organisaties in een chaotische omgeving door de vernieuwing van mensen.’

En hij was een jezuïet, in 1948 geworden vlak na de oorlog. Om te gaan helpen in Hiroshima.

Uiteindelijk kwam hij daar nooit, in Hiroshima. Zoals het in de Jezuïtische orde vaak gaat werd hij elders ingezet dan eerst gepland. Ergens waar hij meer kon betekenen voor de missie van zijn organisatie.

De Jezuïeten hebben als doel armoede te bestrijden en onderwijs te geven, om de mensheid te dienen. Vanuit dat doel zoeken ze altijd naar meer en beter: meer armoede bestrijden en beter armoede bestrijden. Daar gaan ze voor.

Niet te verwarren met de middelen die je ervoor nodig hebt, zoals geld. Want als je het doel en de middelen door elkaar haalt, ga je de verkeerde dingen doen, verliest een organisatie zijn bezieling en spiritualiteit. Het verliest de Why van Sinek.

James Reason zou in zo’n doel-middel omkering op zijn beurt een spoor van het Vulnerable Organisation Syndrome herkennen: the blinkered pursuit of the wrong goals. De juiste focus op doel en middelen is een centraal punt in het werk van Loyola, schrijft De Blot.

Dat doel van de Jezuïeten is afkomstig uit hun religieuze beginselen. Ondanks zijn katholieke achtergrond had De Blot het zelf eigenlijk nooit over religie. In een interview met Ben Kuiken zei hij daar over:

Dan zeg ik dat ik het nooit over God heb, omdat ik daar weinig vanaf weet. Ik ervaar God wel, maar ik weet er weinig vanaf. De grote Thomas van Aquino zei: ‘Het enige wat we van God weten, is dat we hem niet kennen.’ Het gevaar is dat het dogmatisch wordt als ik spiritualiteit verbind aan religie. Daarom vermijd ik religie zo veel mogelijk

Bezieling, dat is eerder het woord dat past bij de invulling van zijn spiritualiteit. Dat geeft je de energie om goed te worden in je vak. En het geeft je de drive om bij tegenslag door te gaan. Omdat je weet waar je het voor doet.

Ignatius

Deze lange inleiding op de schrijver van Ignatius van loyola als crisismanager is nodig om het boek context te geven. Want het is niet zomaar een verhaal over een katholieke orde, maar één die ook is ingebed in een academische discipline, organisatiewetenschappen. En waarin inderdaad soms een link wordt gelegd met religieuze aspecten.

Met De Blot vind ik dat je door die religieuze connotatie heen moet kunnen kijken. Zelf ben ik niet religieus, wel agnostisch. Ik weet dus niet of er een God bestaat. Wat dat betreft sloot ik persoonlijk ook goed aan bij Not Knowing. Wel merk ik dat oude denkers als Benedictus en nu ook Ignatius van Loyola inspirerende inzichten hebben die de tand des tijds doorstaan hebben.

Een interpretatie van Chat GTP over het Finisterre en ‘here be dragons’

Net als Taleb geloof ik dat zulke verhalen daarom een vorm van waarheid in zich dragen die veel omstandigheden, situaties en tegenslag hebben overleefd. Dat maakt het de moeite waard om ze goed te bestuderen. Kennelijk zit er een soort van eeuwigheidswaarde in.

Goed, terug naar Ignatius van Loyola als crisismanager.

Ignatius was in 1540 de oprichter van de Jezuïeten. Zijn levensloop is geworden tot een voorbeeld voor de orde als geheel. Hoe hij omging met crisis, tegenslag en chaotische tijden in zijn eigen leven is vertaald naar Geestelijke Oefeningen die iedere Jezuïet moet volgen.

Wat spitten op internet leerde mij dat die Geestelijke Oefeningen zeer belangrijk worden gevonden. De Blot noemt ze wel in zijn boek, maar vermijdt de religieuze invulling ervan, door ze meer vanuit een filosofische insteek te beschrijven.

Wel geeft hij in het boek wat voorbeelden van Geestelijke Oefeningen, die je als je het boek gaat lezen vanzelf wel tegenkomt. Ik ga er hier niet verder op in. Niet omdat het niet interessant is, maar omdat ik het blog dan nauwelijks beknopt kan houden. (En dat viel toch al niet mee 😊)

Daar komt nog bij dat De Blot zijn boek in interviewvorm heeft gegoten. Hij doet dus of hij Ignatius interviewt. Dat is een ietwat merkwaardige manier van schrijven die gelukkig snel went. Een beetje alsof je een hele dikke zaterdagkrant zit te lezen. Wel bleef bij mij de vraag steeds hangen of het Paul de Blot was die hier aan het woord was, of Ignatius van Loyola. Ik neig naar het eerste.

Ik wil me in de rest van dit blog beperken tot het benoemen van een paar hoofdpunten uit Ignatius van Loyola als crisismanager. En nee, het is geen rijtje. Nou ja, straks wel een beetje.

Einde omweg.

Chaos

Eerst gaan we het hebben over chaos. Normal chaos.

Voor de Jezuïeten staat Gods wil centraal in alles wat er gebeurt. De Blot vertaalt dat naar chaos. Gods wil is namelijk onvoorspelbaar en onkenbaar en dat maakt de wereld chaotisch.

Daarin speelt toeval een grote rol. Net zoals in het paradigma van de normal chaos, waar onder andere Hugo Marijnissen en Bert Brugghemans het over hebben in dit blog ‘Alles is onder controle’.

Looking at a crisis from a normal chaos perspective, we recognize that there is little stability of the environment, what demands increased improvised management solutions

Hugo Marynissen

De Blot schrijft dat moderne organisatiestrategie ook vaak door toeval wordt bepaald.

De voortgang van moderne bedrijfsorganisaties op strategisch gebied is voor een aanzienlijk en niet erkend deel aan het toeval te danken. Die voortgang op economisch en beleidsgebied wordt respectievelijk door meevallers en rampen bepaald

paul de blot
Kairos is een centraal begrip uit de strategie van de toevallige kans. Het gaat erom op het juiste moment te handelen. Dit relief van Kairos (of Careus) hangt aan de gevel van het voormalig Alexander Hegius gymnasium op the Nieuwe Markt in Deventer. Het werd gemaakt door Janny Brugman – de Vries.

Wat er om je heen gebeurt, bepaalt in grote lijnen de vrijheidsgraden die je hebt om een situatie te beinvloeden of naar je hand te zetten. In de beleidstheorie wordt het wel window of opportunity genoemd, in dit blog noem ik het de strategie van de toevallige kans.

Die strategie komt er in het kort op neer dat je altijd meer plannen of wensen klaar moet hebben liggen dan je op dit moment kunt realiseren. Tien ballen in de lucht. Zodat als de kans zich wel voordoet je gelijk actie kunt ondernemen. Ignatius van Loyola werkt ook op deze manier en hij noemt het ‘de contemplatie in de actie’ of ‘de mystiek van de daad.’

Dat betekent wel dat je goed moet weten wat je doelen zijn. Want die sturen wat je uiteindelijk in die korte opportuniteit kunt realiseren. Voor Ignatius van Loyola is dat ‘menselijk welzijn in de brede betekenis van het woord.’ Benedictus noemde het ‘als het goede maar gebeurt.’

Het betekent ook dat je mensen goed op moet leiden om kansen te leren zien en een houding te ontwikkelen die met de normal chaos om kan gaan. Die opleiding is langdurig en verloopt wel volgens een strak plan. Ignatius benoemt dat in tegenstelling tot die opleidingsplannen, al zijn zelfstandige grote plannen mislukt zijn. Wat hij wel voor elkaar heeft gekregen is gebaseerd op toeval.

Waarbij ik dan ook dacht: als je wacht op toeval is het dan nog toeval?

Crisis

Het vraagt zoals gezegd om duidelijke doelen, (shared) situational awareness en reflectie om je organisatie voortdurend actueel en in sync met de omgeving te houden. Dit is hoe Ignatius van Loyola als crisismanager het zegt:

We zijn gesticht in een diepe crisisperiode en hebben ons vooral gespecialiseerd in crisissituaties. In een crisis ontstaat paniekvoetbal. Wij zorgen dat we ons voortdurend bewust blijven van wat we willen en uitgaan van de mogelijkheden die bepaalde situaties bieden. Dit gebeurt door een voortdurende individuele en collectieve reflectie, die we institutioneel hebben ingebouwd in onze organisatie. Daarmee hebben we een zelforganiserend systeem opgebouwd

ignatius van loyola

En antifragiliteit geoperationaliseerd, voeg ik er nog aan toe.

Maar wat is dat dan, crisis volgens Ignatius? Uit het stukje over chaos lees je al dat het geen incident op zichzelf is, het is eerder een proces; wat je met een bepaalde situatie doet. De Blot geeft niet echt een definitie van crisis.

Een bepaalde succesformule heb ik niet. Een kant-en-klare succesformule kan niet duurzaam zijn, omdat de omgeving snel verandert en de omstandigheden nooit gelijk zijn

Ignatius van Loyola

Uit de tekst wordt wel duidelijk dat het niet gaat om een incident of een ongeluk. Het gaat vooral over de schade die een gebeurtenis, om het even welke, oplevert. Welke verwachtingen en vooruitzichten er sneuvelen, in welke onzekere situatie iets of iemand terecht komt. Het is een al dan niet tijdelijke staat van zijn.

Dat komt dicht bij mijn definitie van crisis; een dreiging van de strategische doelen of zelfs levensvatbaarheid van een organisatie. Toch gaat De Blot nog iets verder. Hij ziet crisis als het wegvallen van alle zekerheden, wat tevens een mogelijkheid is om iets nieuws neer te zetten. Het is dus ook een kans, een keerpunt of een omwenteling.

Crisismanagement

Waarbij, zoals gezegd, het duidelijk hebben van je doelen het belangrijkste is. Maar Ignatius noemt nog een aantal zaken die van belang zijn.

  • Oefening en opleiding is van groot belang om mensen op de juiste manier in te kunnen zetten. Rekening houdend met chaos, moet iedereen weten hoe je in bepaalde situaties gebruik maakt van de toevallige kansen die voorbij komen.
  • Let daar ook op in je evaluaties en reflectie. Kijk naar wat gepland goed ging maar maak ook duidelijk waar en wanneer sprake was van geluk of pech.
  • Bouw op die manier ervaring op. Uiteindelijk is ervaring het belangrijkste wat er is om een crisis te managen. Maar die ervaring moet wel passen binnen de uitgangspunten van duidelijke doelen, situational awareness, adaptiviteit en continue reflectie.
  • Om die reflectie te realiseren laat Ignatius mensen nooit alleen werken, maar altijd in teams van twee. Met een verschillende sociale en culturele instelling; uit die spanning (dialectiek) komt een nieuwe richting voort die de situatie beter beheersbaar kan maken. Op Schiphol werken we in ons operationeel crisisteam (CVO) met twee voorzitters. En veel brandweerorganisaties schalen al gauw op naar een tweede OvD. Uit de praktijk weet ik dat dat goed werkt. Uiteraard binnen randvoorwaarden. Niks werkt altijd.
  • Deze dubbelheid komt ook terug in het thema gehoorzaamheid. Jezuïeten zijn gehoorzaam aan Jezus en aan de Paus. Dat wordt gezien als een moeilijke combinatie, maar Ignatius noemt ook hier weer dialectiek als oplossingsrichting.
  • Daarnaast: gehoorzaamheid is niet het blind uitvoeren van bevelen. De gehoorzaamheid geldt het doel van het Goede en de keuze tussen meer en beter. Als die niet gediend worden, moet men juist opstaan en de discussie aangaan met meerderen. Conversatie is dan ook een belangrijke manier om de organisatie actueel te houden en te voorkomen dat de boel verstart.
  • Een belangrijke factor bij Ignatius van Loyola als crisismanager is de bezieling die mensen vinden in hun werk. Dat is hun kracht. “De zwakte is de mens in zijn kwetsbaarheid voor verslaving aan bezit en macht.” Oftewel grote ego’s en dikke ikken. Dit inzicht in kracht en zwakte is belangrijk.
  • Daarom hebben de Jezuïeten ook Geestelijke Oefeningen en Constituties die hen moet leren bij hun eigen drijfveer en doelen te komen. Daar hoort bij dat men moet leren ervaren wat een diepe onmacht is en hoe daar mee om te gaan. In een eerder blog noemde ik dat onwinbare oefeningen onder de titel Kobayashi Maru.
  • De Blot schrijft dat de wereld steeds onoverzichtelijker en minder berekenbaar wordt. “De belangrijkste oorzaak is dat mensen zich steeds sterker bewust worden van hun vrijheid en democratische rechten. Vrijheid heeft echter onberekenbare gevolgen en wordt bij toename ervan een steeds sterkere chaosfactor, in een steeds sneller tempo.”
  • Let dus op escalatiefactoren en VUCA. Hou er rekening mee dat het altijd erger wordt en denk aan de Regel van Hermans.
De Ignatiusbasiliek in Aspeitzia, Baskenland. Deze basiliek staat naast het geboortehuis van Ignatius.

Daarmee is de hoofdlijn van Ignatius van Loyola als crisismanager wel beschreven. Uiteraard schrijft De Blot over nog veel meer. Zijn boek is zo’n 184 pagina’s lang en meandert door veel aspecten van het Jezuïtisch denken heen. Zo zijn er nog hoofdstukken over het belang van netwerken en verwevenheid met andere sociale lagen waar ik in dit blog niet verder op in ben gegaan. Die overigens wel interessant zijn.

Eindoordeel

En dat is eigenlijk het hele boek wel, interessant. Het gaat weliswaar alle kanten op, waardoor je goed je best moet doen om alles te blijven volgen. Maar uit alle losse stukken rijst dan toch langzaam het bouwwerk crisismanagement volgens Loyola op. Daar zitten veel bekende concepten in verwerkt, zoals (in moderne taal) situational awareness, adaptiviteit, VUCA en natuurlijk normal chaos.

Natuurlijk moet je soms even door de religieuze invalshoek heen kijken, doch ook weer niet te ver. Juist die context geeft begrip voor de keuzes die Loyola maakte en dat werkte voor mij goed, het gaf meer inzicht.

Ik moest zoals gezegd ook even wennen aan die interviewvorm. Maar als je daar doorheen prikt heb je een boek met een heel andere kijk op crisismanagement gelezen. Dat kan je eigen visie alleen maar versterken. Ook als je het er niet mee eens bent.

Cijfer: 8

Zou ik hem bewaren als de boekenkasten vol zijn en er geruimd moet worden: langer dan Benedictijnse stuurmanskunst, maar korter dan De regel van Benedictinus. Mijn voorkeur gaat in teksten bijna altijd uit naar het origineel.

De kunst van richting te veranderen

16 februari 2024 / / Geen reacties
Leestijd: 8 minuten

De kunst van richting te veranderen is de subtitel van het boekje ‘De toekomst van Nederland’, geschreven door de voormalig Rijksbouwmeester Floris Alkemade. Het is een enthousiasmerend en inspirerend betoog dat één vraag centraal stelt: wie willen we eigenlijk zijn?

Floris Alkemade was zes jaar lang Rijksbouwmeester, van 2015 tot en met 2021. In die tijd hield hij een ontelbare hoeveelheid lezingen en was vaak aanwezig op symposia en congressen. Dan kom je veel mensen tegen en voer je talloze gesprekken, zo schrijft hij in De kunst van richting te veranderen. Het was dan ook in die periode dat hij, mede op basis van die input, met het College van Rijksadviseurs een visie ontwikkelde over De toekomst van Nederland: Panorama Nederland.

de kunst om van richting te veranderen

Rizoom

In die visie gaat het over een stapel aan uitdagingen die voor ons ligt, je zou het een polycrisis kunnen noemen. Al gebruikt Alkemade die term zelf niet. Klimaatverandering, vergrijzing, energietransitie, woningtekorten en duurzame landbouw, het kwam er allemaal in terug. De weerslag van Panoroma Nederland schreef Alkemade op in een eigen, inspirerend essay onder de kop De toekomst van Nederland. Waar hij overigens ook mee in Zomergasten kwam.

Ik was zelf vooral getriggerd door de subtitel: de kunst van richting te veranderen. Veranderen van richting is wat iets een becoming maakt; dat wat wordt, maar nooit is. Het impliceert groei en ontwikkeling, verbindt, connect the dots en vormt daarmee een rizoom. Een netwerk zonder hiërarchie, van personen, plekken, gedachten, geschiedenis, waarden en whatever iets maar ook met wat anders kan verbinden. Niet omdat het moet, maar omdat het zo gebeurt.

Wasp and orchid, as heterogenous elements, form a rhizome

gilles deleuze

Net als met polycrisis gebruikt Alkemade het woord rizoom niet, maar ik zag het er in, in zijn boekje. Een amalgaam van verhalen en invalshoeken die alles bij elkaar uitnodigt tot wat Deleuze nomadisch lezen noemt. Je begint ergens en gaat op een andere plek weer door, zonder dat je de verbinding met de tekst verliest.

Veranderen

Dat betekent overigens niet dat Alkemade geen logische opbouw in zijn tekst heeft. Maar in tegenstelling tot wat we gewend zijn van zware beleidsstukken is het geen lineaire tekst die je alleen kunt volgen als je aan het begin begint. Elk stukje is los op zichzelf te begrijpen en als je het aan elkaar verbindt, wordt de gehele boodschap duidelijk.

De kunst van richting te veranderen bestaat uit drie delen: de verhalen, de beweging en de missing link. Elk van de delen kent weer een eigen opbouw, gebaseerd op metaforen, enkele feiten en ontwikkelingen met tot slot een oplossingsrichting.

De rode draad tussen al die fragmenten wordt gevormd door de uitdagingen waar Nederland voor staat, bovenaan in deze tekst door mij samengevat als polycrisis. Volgens Alkemade moeten we deze opgaven aanpakken met verbeeldingskracht en met verhalen. Als je zin krijgt in een verandering, er de lol en het nut van inziet, dan is het leuk om te doen.

In 2021 zat Alkemade in Zomergasten. Veel van de thema’s uit het boek kwamen in die uitzending terug. Tekening van Wendy Kiel.

Wat niet helpt, zo schrijft Alkemade, is iedereen overladen met pessimistische scenario’s en toekomstbeelden. Want als je beweegt naar een nieuwe toekomst met z’n allen kan het beter geen dystopie zijn.

Het deed mij denken aan één van de weinige dingen die ik altijd onthouden heb van organisatieverandering: als je reist van A naar B, reis dan met de middelen van B. Dat is precies waar mijn moeite zit met al het gecancel en de domme repressie van clubs als Extension Rebellion. Als dit hun middelen zijn om naar een andere samenleving te transformeren, dan wil ik daar niet eens heen. Dan wacht daar ook domme repressie.

Verhalen

Wat vertelt Alkemade zoal?

Hij vertelt over het klooster, waar hij als jongen naar school ging en waar hij met weemoed aan terugdenkt. Maar waar je nooit meer naar terug kan. Evolutie werkt vooruit, niet achteruit.

Hij vertelt ook over zijn oude huisbaas Pieter uit zijn studententijd, een lichtelijk onbetrouwbaar type die onmogelijke smoezen bedacht om te verklaren wat niet goed te praten viel. Dat is dan de metafoor voor de huidige samenleving, die eigenlijk best weet dat het zo niet langer kan, maar steeds een nieuwe uitvlucht verzint om zich te verzoenen met het heden.

En hij vertelt over de architect, die met verbeeldingskracht iets nieuws vormgeeft. Het is het verhaal dat de wereld maakt, zo schrijft hij, en niet andersom. Om dat te illustreren haalt hij het ontwerp van tuinen uit de renaissance erbij, wat de betekenis is van labyrinten en wat je met de vier elementen water, aarde, lucht en vuur moet. Inspirerend.

Wat voor mij nieuw was, was de kwintessens, het vijfde element.

In de Griekse filosofie voegde Aristoteles naast de vier klassieke elementen nog een vijfde element toe. Dit vijfde element bepaalt de beweging; het is het element dat de andere vier met elkaar in balans brengt

floris alkemade

Ook nieuw voor mij was de zogenaamde Levy-vlucht, in De kunst van richting te veranderen ‘survival pattern’ genoemd. In onbekende omgevingen volgen zowel dieren als archetypische jager-verzamelaars een op het eerste oog chaotisch zoekpatroon. Plekken die nauwkeurig doorzocht worden, waarna een totale random uitwijk volgt en de nauwkeurige zoeklijn zich op die plek herhaalt.

In essentie beschrijft het Levy-vluchtmodel de willekeurige stappen die een object neemt, waarbij de grootte van elke stap wordt bepaald door een zogenaamde Levy-verdeling. Die verdeling verschilt van de normale, Gaussische verdeling door de aanwezigheid van lange staarten, wat impliceert dat extreme gebeurtenissen waarschijnlijker zijn dan in een normaal model. Ook rizomatische planten verspreiden zich via een Levy-vlucht.

Uit wiskundige simulaties blijkt dat een optimale strategie te zijn. Ik zocht nog wat verder op internet en het lijkt erop dat deze Levy-vlucht een evolutionair overblijfsel is bij zowel planten als dieren.

Alkemade concludeert dat je in onbekende omgevingen niks dommers kunt doen dan in een rechte lijn van A naar B bewegen. Wat door sommigen zwalkend beleid wordt genoemd, is in werkelijkheid een slimme strategie om je doel te bereiken als je met nieuwe dingen bezig bent.

De kortste weg is soms de omweg.

Periferie

Al deze verhalen, patronen en nog veel meer (ik bespreek lang niet alles uit het boekje) leiden uiteindelijk ook tot een oplossingsrichting die wat concreter is. De emancipatie van de periferie noemt Alkemade dat. Ik pak er twee elementen uit.

De eerste is dat de Randstad tekort schiet om alle veranderingen in onder te brengen. Sowieso wordt een groot deel van het Bruto Nationaal Product tegenwoordig al buiten die plek verdiend, daarnaast is de opgave te groot om het op één manier aan te lopen. Zodoende komt Alkemade met een nieuw concept: Het Middenland.

In een gebied van ongeveer 100 bij 125 kilometer is zich een nieuw Nederlands midden aan het vormen: een uitvergrote Randstad die zich verder naar het oosten en zuiden uitstrekt

Dit Middenland typeert hij als een polynucleaire structuur dat qua inwonertal vergelijkbaar is met Londen en Parijs. Het grote voordeel ervan is dat het geen grootstedelijk gebied is, maar een open netwerk waarin de samenstellende steden allemaal een eigen identiteit en historie hebben die de moeite waard is om te behouden.

Ook het Middenland kan je typeren als een rizoom.

Daarnaast vormen de open tussengebieden een grote kwaliteit die ook in stand zou moeten worden gehouden.

Het aantal banen dat binnen 45 minuten reistijdte bereiken is. Illustratie uit het boek.

Dat leidt tot de tweede oplossingsrichting: stedelijke verdichting. Zo’n vernieuwing biedt kansen om ‘mislukte’ wijken op te knappen en voor te bereiden op zaken als bijvoorbeeld klimaatadaptatie, energietransitie en vergrijzing. Waar ik in mijn vorige blog, nog onwetend over De kunst van richting te veranderen, schreef over de veiligheidsrisico’s van stedelijke verdichting, schetst Alkemade juist een heel ander beeld.

Het is een kans om iets moois te maken van wijken die niet meer in deze tijd passen, vindt hij. Een paar keer noemt hij dat renovatio in melius; fraai Latijn voor vernieuwing dat tot iets beters moet leiden. Wat je net zo goed antifragiel zou kunnen noemen.

Kintsugi

Daarvoor gebruikt hij opnieuw een metafoor, die van kintsugi: het repareren van oud aardewerk met gouden lassen, zoals ik ook in dit blog beschrijf. Dat blog ging trouwens ook over het transformeren van oude woonwijken, ontdekte ik toen ik het zelf terug las. In dat blog was de Franse architect Anne Lacaton aan het woord. Ik citeer even uit eigen werk:

“Gebouwen van veertig jaar oud zijn goed genoeg om te herstellen en te transformeren, zo is haar ervaring. Waarom dat vaak niet gebeurt, heeft alles te maken met investeerders. Die willen de grond hebben om de sociale huurwoningen en oude kantoren te slopen en daarvoor dure panden terug te zetten.”

Misschien moeten we dat niet meer willen, met die investeerders.

Alkemade schrijft in het voorwoord dat een levenswijze die ten koste gaat van onovertroffen en onvervangbare schoonheid principieel onjuist is. We kunnen er voor kiezen om dat anders te gaan doen, is inmiddels ook mijn overtuiging. Dat is de kunst om van richting te veranderen.

Ik sluit dit blog af met de laatste zinnen uit het boek:

Wat we van het verleden kunnen leren is dat het nooit alleen de catastrofe is die de geschiedenis bepaalt maar vooral de reactie erop. De kunst is om ook de breuk als onderdeel van onze identiteit te zien, het inzicht dat het ware gezicht zich ook toont in de kwaliteit van de reparatie. Aan ons om dat wat we braken, niet als verloren te beschouwen, maar met goud te repareren.

floris alkemade

Eindoordeel

Floris Alkemade schreef een inspirerend boek waar nog heel veel dingen in zitten voor mij om verder uit te zoeken, ik noemde al de kwintessens en de Levy-vlucht. Het is ook een handzaam boekje, het telt slechts 130 pagina’s. Toch staat het boordevol informatie, ik bleef streepjes in de kantlijn zetten. En het is een fijn boekje, mooi formaat met harde kaft en veel plaatjes. Hou ik van.

Ook als student van de Stoa werd ik op veel wenken bediend. De afsluiter is puur stoïcijns en nam ik dus met plezier in zijn geheel over. Ook Benedictus kwam op z’n Alkemade’s voorbij met ‘als het goede maar gebeurt’, net als Taleb met renovatio in melius.

En tot slot de vrijheidsparadox uit het blog over Prosoché, de kunst van het leven in het nu: om je vrijheid te behouden moet je hem beteugelen. Alkemade zou zeggen dat we onze welvaart alleen kunnen behouden door hem te beperken. Ook dat is de kunst van veranderen.

Cijfer: 9

Zou ik hem bewaren als de boekenkasten vol zijn en er geruimd moet worden: zeker!

Het Hawthorne effect en de kracht van aandacht

13 januari 2024 / / 1 reactie
Leestijd: 6 minuten

Het Hawthorne effect is een klassiek fenomeen uit de psychologie. Het staat voor een heel omslachtige manier om vast te stellen dat mensen zich beter gaan voelen als ze aandacht krijgen. En dat ze dan ook nog eens beter gaan presteren. Belangrijker dan dat is dat je met aandacht de ziel raakt. Van een ander mens.

Al eerder verbaasde ik mij op deze website over de werking van het geheugen. Vooral over de dingen die je wel onthoudt, want vergeten, half of geheel, is de default. In een sombere bui denk ik wel eens dat grootschalige vergetelheid ons lot zal zijn en dat wat we nog wel weten, verzonnen is. Nou ja, gereconstrueerd heet het dan in psychologentaal. Maar het is hetzelfde.

De Hawthorne Works in 1927. Foto Wikipedia

In minder sombere buien verheug ik mij daarentegen dan weer over de dingen die ik op raadselachtige wijze wel onthouden heb. Zoals het Hawthorne effect. Ik liep daar tegen aan in mijn studie psychologie en ik ben het nooit meer vergeten. Het zal je maar gebeuren, net negentien en voor de rest van je leven gebukt gaan onder het Hawthorne effect 😊.

Op zijn allerkortst stelt het Hawthorne effect dat mensen van aandacht beter gaan presteren. Daar gingen allerlei studies aan vooraf over het effect van licht op de productiviteit van medewerkers. Honderd jaar geleden was de directie van Hawthorne Works namelijk benieuwd of een hogere dan wel lagere lichtsterkte iets zou doen met de arbeidsproductiviteit.

Uit die onderzoeken bleek dat niet zozeer dat lichtsterkte invloed heeft op de arbeidsprestaties, maar de aandacht die de medewerkers krijgen. Er werd hen van alles gevraagd en daardoor ontstond bij hen het idee dat ze wel serieus werden genomen, dat hun mening er toe deed. Ze waren niet zomaar een FTE’tje, maar een mens.

Alles wat je aandacht geeft, groeit.

Open deur

Nu, een eeuw later, praten we hier nog steeds over. En niet omdat het zo lekker gaat met aandacht geven. Er worden nog steeds managers op cursus gestuurd om beter te leren luisteren, zich te bekwamen in dienend leiderschap en gesprekken te leren voeren. Kennelijk hadden ze dat nog nooit geleerd in hun leven, maar vormde het ook geen beletsel om ze toch te benoemen.

Raadselachtig.

Toch schijnt het te werken. Als ze terugkomen zeggen ze glunderend dat ze er veel van opgestoken hebben en dat hun deur altijd open staat.

Tekeningen zijn gemaakt door Wendy Kiel en heb ik gekozen uit de bestaande collectie. Ze zijn dus niet speciaal voor dit blog gemaakt. De luxe om een tekenstudio aan huis te hebben.

Maar ja, dat is geen aandacht geven. Dat is de randvoorwaarde scheppen dat je aandacht kan komen halen, als medewerker.

Aandacht geven is naar mensen toe gaan, met ze praten met als enige doel ze beter te leren kennen en een relatie op te bouwen. In zo’n gesprek gaat het vooral over hen, en niet over jou als manager. Je mag natuurlijk best ook je eigen ervaringen delen over het onderwerp dat ter sprake komt, maar je neemt het gesprek niet over.

“Hé Henk, goed dat ik je zie, hoe gaat het?”

“Nou lekker, leuk dat je het vraagt.”

“Ja, gaat het echt goed? Je ziet er wat verfrommeld uit vanochtend.”

“Dat klopt wel een beetje, het was zo’n chaos om hier te komen en toen had ik ook nog…

“Wat je zegt, wat een chaos vanochtend. Maar dat is nog niks vergeleken met wat me gisteren overkwam, moet je horen wat een ellende. Het begon toen ik (blabla etcetera).”

While many are just waiting for their turn to talk, the stoic considers not only the words being said, but the thoughts and emotions from which they surface. This is the art of listening, which fosters understanding and connection between ourselves and others

daily stoic

Wat je ook niet doet is steeds op je telefoon kijken tijdens zo’n gesprek, je loopt er niet langs op weg naar de koffieautomaat en je maakt er ook geen therapiesessie van. Het is interesse in iemand anders tonen zonder dat je ego er tussen zit. Moeilijker is het niet.

Overigens wordt het managers niet altijd makkelijk gemaakt om voldoende aandacht te schenken aan hun medewerkers. Ik weet van bedrijven waar de manager een team heeft tussen de 25 en 50 mensen. Ja, dan houdt het al gauw op, persoonlijke aandacht.

Crisissituaties

In crisissituaties is aandacht geven ook van belang. Zeker in teams waar de deelnemers elkaar niet goed kennen. Al te vaak zag ik in het rondje beeldvorming dat de voorzitter één of meerdere deelnemers vergat. Nou kan dat gebeuren natuurlijk, onder de tijdsdruk, maar als je het in de tweede ronde weer vergeet ben je die persoon kwijt.

Spreek dan je obedienta aan:

Obedientia is de tweede deugd van Benedictinus en wordt al gauw gezien als gehoorzaamheid. Maar dat is niet wat het is, het gaat om gehoor geven, empathisch luisteren. Naar wat deze persoon, deze situatie, deze bemanning van je vraagt. En dat gehoor geven, dat zie ik dan ook als een vorm van sensemaking

Zet je metacognitie dus aan, als voorzitter, en hou in de gaten of je iedereen voldoende in het proces hebt betrokken. Als je daar over twijfelt, ga het dan gewoon even checken. Geef aandacht en de verbinding is hersteld.

In crisissituaties zien mensen zich soms als redder en wordt hun thymos meer aangesproken dan in reguliere omstandigheden. Dan manifesteren ze zich (nog) meer dan normaal. Hou daar rekening mee en geef op tijd aandacht aan de redder.

Acquire the habit of attending carefully to what is being said by another, and of entering, so far as possible, into the mind of the speaker

Marcus Aurelius, Meditations 6.53

Uiteindelijk is aandacht geven niet veel meer of minder dan de thymos van anderen serieus te nemen, zowel in de dagelijkse situaties als tijdens crisis. In dit blog over het Nieuwe westen haal ik dat begrip voor het eerst aan, voor mij was het ook nieuw. Van Plato leende ik vervolgens de stelling dat thymos het derde deel van de ziel is, dat streeft naar erkenning en eer.

Dit alles bij elkaar deed mij beseffen waarom aandacht geven zo belangrijk is: je raakt de ziel. Niet een derde deel ervan, de hele ziel. Van een ander mens.

Vergeet dat nooit.

In de afgelopen 100 jaar zijn de uitkomsten van de Hawthorne onderzoeken diverse keren door elkaar geschud. De uitkomsten zijn wisselend. De ene keer blijkt aandacht wel invloed te hebben, de andere keer wordt gesteld dat het vooral gaat om angst voor controle en dat mensen daardoor harder werken.

Verder blijkt lichtsterkte soms wel en soms niet van invloed te zijn, net als meer of minder kleine pauzes, betere of slechtere koffie en ga zo maar door. Dit zal wetenschappelijk best van belang zijn, maar voor mijn werk niet. Voor mij telt wat ik in de praktijk zie. En dat is dat aandacht werkt, omdat je verbinding maakt en interesse hebt in anderen. Alleen dat is al de moeite waard. De rest kan je vergeten.

Op deze pagina over Prohairesis, Stoïcijnse preparatie, vind je nog meer blogs over personal resource management.

Het Zeigarnik effect in je crisisteam

25 november 2023 / / 2 reacties
Leestijd: 7 minuten

Het Zeigarnik effect komt uit de psychologie en zegt dat je een onafgemaakte taak beter onthoudt dan een afgeronde klus. De implicaties daarvan kunnen best groot zijn, ook voor crisisteams. Om dat een beetje te managen geef ik je drie totaal logische tips, die je waarschijnlijk al lang toepast. Na het lezen van dit blog weet je ook waarom je dat vooral moet blijven doen.

Er gaan veel verhalen over het ontstaan van het Zeigarnik effect. Het zou in Wenen zijn ontstaan, in Berlijn, door Kurt Lewin of door Bluma Zeigarnik. Op een terras, in een restaurant of een café. En daar dan diverse permutaties van. Daaruit destilleerde ik de meest waarschijnlijke versie.

Dit is hoe ik het me nu voorstel, al weet ik het niet zeker natuurlijk. Maar het gaat even om de sfeer.

Het is 1927 en we zijn in Conditorei Wien in Berlijn. Kurt Lewin, de grondlegger van de gestaltpsychologie, gaat uit eten met een gevolg van 15 psychologen. Waaronder Bluma Zeigarnik, een talentvolle promovenda.

Dit is de eetzaal van de Conditorei Wien in Berlijn, ergens tussen 1920 en 1930.

Als de gerechten worden opgediend zijn de gasten zeer onder de indruk van het geheugen van de obers. Alle bestellingen worden bij de juiste persoon gezet zonder navraag. Ruim later, vlak het na het afrekenen, als de groep al buiten staat, blijkt Zeigarnik iets vergeten. Ze loopt terug naar binnen en spreekt één van de obers aan. Die blijkt haar niet te herkennen en weet ook niet meer aan welke tafel ze had gezeten.

Zeigarnik is gefascineerd door dit plotselinge gat in de herinnering. Kennelijk, als de taak nog niet is afgerond, werkt het geheugen zeer goed. Maar zodra de klus erop zit en de rekening betaald, is het control alt delete. Alles weg, niets onthouden. Opnieuw beginnen.

Dat is de kern van het Zeigarnik effect: een onafgemaakte taak onthoudt je beter dan een voltooide taak.

Volgens Zeigarnik en Lewin levert een onafgemaakte klus stress op, waardoor de gedachte eraan zich steeds weer opnieuw aanmeldt (in de jaren 20-30 van de vorige eeuw noemden ze het trouwens spanning, stress bestond toen nog niet zoals we het nu kennen). Pas als het klaar is gaat ie liggen, de draak.

Veel mensen zullen het Zeigarnik effect kennen uit eigen ervaring. Die vervelende klus die maar niet uit je geheugen gaat, en die andere taak ook nog, en dit, en dat. Als je pech hebt komen ze zelfs ’s nacht spoken en houden ze je uit je slaap. Vele mensen verdienen hier hun geld mee, door zelfhulpboeken te schrijven over time management, todolisterij, slimme notitietools en leren prioriteren.

Allemaal Zeigarnik effect.

Crisisteams

Ook crisisteams kunnen last hebben van het Zeigarnik effect. Een hausse aan feiten, aannames en problemen stroomt op topsnelheid naar binnen, die allemaal grotendeels onafgemaakt zijn en zich tot irritaties toe steeds opnieuw blijven aandienen. Tot ze afgerond zijn.

Bluma Zeigarnik

Als je daar niks aan doet zit de denktrommel in no time verstopt met nutteloze denkresten. En dat verhindert de vrije cognitieve ruimte dan weer om de echte problemen op te lossen. Om dat een beetje in goede banen te leiden de volgende drie tips. Het hadden er ook tien kunnen zijn, of nog meer, maar dat onthoud je toch niet.

Drie dus.

Maak een plan

Als je een plan maakt, krijgen alle problemen en vraagstukken een handelingsperspectief. Dat geeft rust, de halfklussen weten wanneer ze aan de beurt zijn. Vrijwel alle crisisteams zullen zich richten op de (Dikke) BOB of een andere oplosstrategie om zo’n plan op te stellen.

Wat ik in de praktijk vaak meemaak tijdens oefeningen is dat zo’n BOB cyclus wel wordt gevolgd, maar dat er niet echt een plan uitkomt. Het blijft een verzameling klussen die wachten op afronding. Daarmee wordt de BOB een doel op zich, terwijl het een middel is om een plan te maken.

Dus, als je een plan maakt, begin dan met je af te vragen wanneer je succesvol bent. Noteer dat als doel en werk terug naar de noodzakelijke stappen om dat doel te bereiken. Die stappen, dat is je plan. De rest is ruis.

Maar let wel op, soms zit er tussen de ruis ook een escalatie- of complicatiefactor die de voortgang van je plan bedreigt. Geef daar wel voldoende aandacht aan.

En stel je plan continu bij. Adapt!

Prioriteer

Houd goed in de gaten wat belangrijk is en wat minder. Prioriteer dus je klussen. Niet alles wat wordt opgebracht in een rondje beeldvorming is namelijk even belangrijk of urgent voor het totaal. Dat moet je afmeten aan je plan, die fungeert als ijkpunt.

Om de prioriteiten gestructureerd te beoordelen kun je gebruik maken van de Eisenhower matrix, vernoemd naar de bekende Amerikaanse president.

Ik heb twee soorten problemen, urgente en belangrijke. De urgente zijn niet belangrijk en de belangrijke nooit urgent 

Eisenhower

De prioriteit ligt altijd bij belangrijk en urgent. Wat dat is, is situationeel bepaald en zoals gezegd afgeleid van je plan. Besteed ook voldoende aandacht aan belangrijke zaken die niet urgent zijn. Als je lang genoeg wacht worden die namelijk vanzelf urgent en loop je weer achter de feiten aan.

Eisenhower matrix Zeigarnik effect
Deze versie van de Eisenhower matrix werd gemaakt door Wendy Kiel. Die andere twee hieronder trouwens ook.

Wees daarom bewust van het totale speelveld. Welke teams zijn er nog meer actief of zouden actief kunnen worden? Schaal je prioriteiten op, bijvoorbeeld die uit kwadrant 2, of delegeer ze, zoals kwadrant 3. Dan heb jij weer ruimte om na te denken en de problemen uit het eerste kwadrant op te lossen.

Uiteindelijk zal elk team proberen zijn tijd vooral te besteden aan kwadrant twee, belangrijk zonder tijdsdruk. Maar zeker in het begin van een crisis gaat de inzet naar het eerste kwadrant.

Interpreteer de kwadranten niet te strak. Onderwerpen kunnen gaan wandelen, ze ontwikkelen zich in de loop van een incident en kunnen veranderen van karakter. Dat is wat de volatiliteit van VUCA ons vertelt.

Leg vast

Het Zeigarnik effect zegt ook dat afgeronde klussen snel worden vergeten. Leg dus goed vast wat en waarom er is besloten. Ten eerste om bij langlopende incidenten de overdracht te kunnen organiseren naar de aflossers. Maar ook om naderhand van te leren.

Het Zeigarnik effect stelt namelijk vraagtekens bij wat mensen wel en niet onthouden en je wilt je verbeterpunten niet baseren op alleen de onafgemaakte klussen die mensen onthielden.

Klaar

Sommige onderzoekers van het Zeigarnik effect gaan zelfs zo ver dat ze zeggen dat je je leeractiviteit niet helemaal moet afronden omdat je het dan beter zou onthouden. Indachtig die stelling zou je nu dus eigenlijk moeten stoppen met dit blog te lezen, dan onthoud je het belangrijkste stuk.

Klaar. Doei.

Voor hen die net als ik de bovenstaande paragraaf met een korreltje zout nemen ga ik hieronder nog even door.

Met twee interpretaties van de Eisenhower matrix. Ter inspiratie en om over na te denken. Misschien zit ik er naast. We beginnen met de matrix van de ongewenste gebeurtenis.

Eisenhower Matrix Taxonomie ongewenste gebeurtenis
Deze matrix is gebaseerd op de taxonomie van de ongewenste gebeurtenis. Uiteindelijk zijn alle vakken daar belangrijk (maar niet even belangrijk) en hangen ze ook met elkaar samen. Oftewel, zodra een disruptie een crisis wordt is ie natuurlijk wel belangrijk en ook nog urgent.

Voor crisismanagement kun je bijvoorbeeld prioriteren op verschillende schadebeelden. Zo heb je fysieke schades, zoals brand, stroomstoringen en cyberaanvallen. Dat zijn de emergencies. Ze zijn dynamisch en ontwikkelen zich snel, kunnen levensbedreigend zijn. Die hebben prioriteit 1.

Minder tastbaar, maar voor de lange termijn doelen misschien nog wel belangrijker is reputatieschade, verlies van draagvlak en negatieve framing door crisismakelaars. Crisis dus. Minder urgent, maar wel belangrijk.

Nog weer andere schades zitten in de bedrijfsvoering zoals vertragingen of leverproblemen in je supply chain. Disrupties zijn urgent, maar minder belangrijk dan emergencies en crises. Totdat ze leiden tot een crisis. Dan zijn disrupties zowel belangrijk als urgent. Dus waak ook hier over de volatiliteit van VUCA.

Resilience

Dan tot slot nog een Eisenhower matrix, nu ingedeeld op de vakgebieden van resilience.

Resilience beweegt zich op het vlak van veiligheid, continuïteit, reputatie en kwaliteit. Het probeert kwetsbaarheden te managen in verschillende velden, met verschillende type schades die allemaal op een andere manier gewogen moeten worden. Dan zou je zomaar eens op deze indeling kunnen komen.

Eisenhower matrix resilience

Natuurlijk denkt de kwaliteitsmanager daar anders over, maar ik vond het wel een handige indeling zo voor ons als crisismanagers.

Meer zeg ik er niet over, dan blijft het onaf.

« Oudere berichten

© 2025 Rizoomes

Thema gemaakt door Anders Noren — Boven ↑