De zes B’s van de Dikke BOB helpen je bij de beeldvorming over een ongewenste gebeurtenis. Het zijn zes lijstjes met vragen over bron, bedrijfsvoering, bereikbaarheid, beeldvorming extern, bestuur en bijzonderheden. Blog drie uit de serie ‘disruptiemanagement’.
De eerste twee blogs zijn ‘Kleine taxonomie van de ongewenste gebeurtenis’ en ‘Dikke BOB is voor Disruptie.’ Het maakt het begrip van dit blog effectiever als je die eerst leest.
De Dikke BOB is bij uitstek geschikt om de besluitvorming tijdens disrupties te managen, zoals ik eerder schreef in dit blog. De beeldvorming speelt daarin een zeer belangrijke rol: dat is de fase waarin je het bronincident (de spoedeisende hulpverlening of de emergency response ER) moet afzetten tegen de verstoring op je bedrijfsvoering of processen, de disruptie.
Feitelijk definieer je in de beeldvorming dus twee ongewenste gebeurtenissen (of meer, als de complexiteit van het incident daar om vraagt) en ga je vervolgens zelf aan de slag met de disruptie. De bronbestrijding laat je over aan de vakmensen ter plaatse, zoals de brandweer, elektriciens of cyberspecialisten.
Vanzelfsprekend houd je wel rechtstreeks contact met de teams daar ter plekke, maar als het goed is heb je dat al in je crisis governance beschreven. Daar ga ik het hier verder niet over hebben.
De zes B’s
De Dikke BOB onderscheidt twee hoofdtaken in de beeldvormingsfase: situatie- en scenarioanalyse. In dit blog ga ik nader in op de situatieanalyse en dat doe ik aan de hand van de zes B’s.
De zes B’s zijn bedoeld om op een gestructureerde manier naar de bron te kijken en een zodanige beschrijving te maken van de startgebeurtenis dat je hem kunt gebruiken om de disruptie eruit te distilleren. De verdere uitwerking van de disruptie volgt dan in de scenario-analyse. Daarover meer in een volgend blog.
Zoals alles in het crisis- en disruptiemanagement (of hoe je het ook wilt noemen) moet je de zes B’s niet al te letterlijk nemen. Het is een richtlijn, een hulpmiddel voor het denken, geen corset. Wijk er dus zo veel van af als je zelf wilt of val er helemaal op terug als je even geen andere optie meer hebt.
Maar wat je ook doet, oefen er eerst mee. Want je moet de zes B’s wel een beetje tweaken richting je eigen bedrijf of organisatie. Daarom is dit blog niet zozeer een beschrijving geworden, als wel een incompleet lijstje vragen.
In de beeldvormingfase zijn goede vragen veel belangrijker dan antwoorden.
Je moet immers een open mind houden, zeker in het begin. Antwoorden komen meestal niet eerder aan bod dan op het einde van de oordeelsvorming. Pas de vragen overigens vooral aan naar een lijstje dat geschikt is voor jouw organisatie en/of je eigen rol daarin.
Wanneer gebruik je de zes B’s? Eigenlijk wanneer je wilt natuurlijk. Voor eenvoudige en standaardincidenten heb je het vaak niet nodig, zeker niet met een ervaren team. Van de andere kant moet je er bij elke ongewenste gebeurtenis voor waken dat je op de automatische piloot gaat met oogkleppen op. Dat pleit er dan weer voor om toch bij elk incident even de zes B’s door te lopen. En dan vooral de laatste, over ‘bijzonderheden’.
Maar we beginnen nu met de eerste van zes B’s, bron.
Bron
- Is er een externe kwalificatie van de bron, zoals GRIP?
- Is er een interne kwalificatie?
- Wat is de locatie van het incident? Ligt de bron op ons terrein of erbuiten?
- Zijn er slachtoffers, gewonden en/of vermisten?
- Is eigen personeel op enigerlei wijze geraakt door het incident?
- Hoe ontwikkelt de bron zich waarschijnlijk in de tijd? Hoe snel is het onder controle?
- Is het een statisch of dynamisch incident?
- Is er alleen sprake van dreiging of is er ook fysieke schade?
- Is het een (aangekondigde) actie of demonstratie?
- Als het incident onder controle is, moet er dan veel schade worden hersteld?
- Is er aanleiding om te veronderstellen dat plaats incident, plaats delict wordt?
- Zijn er aanwijzingen voor sabotage of anderssoortige opzet?
- Is het een IT storing of cyberincident?
Bedrijfsvoering
- Is het bedrijf nog open of zijn we gesloten? Wat is de (rest)capaciteit?
- Welke processen zijn verstoord?
- Hoe lang zijn de processen nog verstoord?
- Is er sprake van een creeping disruption?
- Is er gevaar voor keteneffecten? Komt de schade terecht bij anderen?
- Kunnen we het aan met ons personeel of zijn er versterkingen nodig?
- Is opschaling nodig in verband met complexiteit, duur of ernst van het incident?
- Is de supply chain nog op orde?
Bereikbaarheid
- Kunnen klanten, leveranciers et cetera ons nog bereiken via auto, trein en/of bus?
- Zijn we digitaal bereikbaar?
- Moeten er aanvullende maatregelen worden getroffen?
- Moet er gecommuniceerd worden om wel of niet naar onze locatie(s) te komen?
- Hoelang duurt het voor bereikbaarheid hersteld is?
- Wat is de uitstraling als onze lokatie (deels) is afgesloten?
- Zijn we digitaal en telefonisch bereikbaar?
Beeldvorming extern
- Hoe komt het incident in de traditionele pers? Regionaal, nationaal en internationaal.
- Hoe komt het incident in de social media? Regionaal, nationaal en internationaal.
- Is er specifieke aandacht voor onze organisatie rondom het incident?
- Hoe reageren klanten en stakeholders op het incident op social media?
- Gaan we zelf ook communiceren of gaat het gezamenlijk in overleg met veiligheidsregio, klanten, stakeholders, enzovoorts?
- Wat is er aan interne communicatie (eigen personeel) noodzakelijk?
Bestuur
- Hoe reageren bestuurders, raadsleden, burgemeesters et cetera op het incident?
- Wie is bestuurlijk in the lead?
- Hoe is de opschaling nationaal en naar ministeries?
- Zijn er vergunningszaken aan de orde in het kader van de license to operate?
- Welke stakeholders moeten geïnformeerd worden?
- Welke stakeholders moeten geconsulteerd worden?
- Zijn er acties internationaal nodig?
- Wordt er strafrechtelijk onderzoek gedaan of verwacht?
- Gaan er externe commissies onderzoek doen? (Onderzoeksraad voor Veiligheid OVV, Inspectie Veiligheid & Justitie IVJ, eventuele toezichthouders)
Bijzonderheden
- Zijn er complicatie- of escalatiefactoren te verwachten?
- Wat zijn consequenties van het incident en de genomen maatregelen voor de omgeving?
- Is nazorg eigen personeel noodzakelijk?
- Hebben we een rol in de oorzaak van het incident? Zijn we mogelijk ergens aansprakelijk voor?
- Worden er mogelijk gegevens van onze organisatie in beslag genomen in verband met onderzoek?
- Moeten we zelf onderzoek (laten) doen?
Zoals gezegd is de laatste B, die van bijzonderheden, wel een lijstje om bij afwijkende incidenten in je achterhoofd te houden. Het zijn namelijk allemaal triggers voor crisis en dat is weer heel wat anders dan een disruptie of een spoedeisende hulpverlening.
Mede daarom heb ik over complicatie- en escalatiefactoren een apart blog geschreven, met name om je proactief eens aan het denken te zetten over je eigen organisatie. Want crisismanagement is meer dan het aflopen van een besluitvormingscyclus.
Dit is het derde blog in een serie over disruptiemanagement. Andere blogs zijn:
- Kleine taxonomie van de ongewenste gebeurtenis
- Dikke BOB is voor Disruptie
- De zes B’s van de Dikke BOB
- De ellende van complicatie- en escalatiefactoren
- Beginselen van disruptiemanagement
- Beeldvorming trainen voor de Dikke BOB
- De onderstroom van crisis
- De VUCA vinklijst voor disruptie en crisis
- Kwetsbaarheidsanalyse met de Rumsfeld Matrix
Geef een reactie