Leestijd: 11 minuten

Cynefin is een model dat helpt bij het begrijpen van situaties en het kiezen van de juiste aanpak voor probleemoplossing in complexe organisaties en systemen. Het is nauw gelieerd aan het Crisis Awareness Framewerk en alleen daarom al werd het tijd om er eens wat aandacht aan te besteden. Kan ik gelijk mijn grote Cynefin boek bespreken.

Het was tijdens mijn lectoraat Brandweerkunde dat ik het Cynefin model van Dave Snowden voor het eerst op het spoor kwam, ergens rond 2007. Ik verdiepte mij al enige tijd in high reliability organisaties (HRO) toen ik een artikel van hem tegenkwam in de Harvard Business Review: A leaders framework for decisionmaking. Nog steeds de moeite waard om te lezen.

Snowden zelf kwam bij IBM vandaan, waar hij zich vooral bezig hield met kennismanagement en organisatorische complexiteit. Rond 2004 scheidde hij zich af van IBM en startte het bedrijf Cognitive Edge, dat inmiddels is omgedoopt naar de Cynefin Company.

Het is één van de vele naamwijzigingen in het intellectueel erfgoed van Snowden. Regelmatig worden termen en begrippen vervangen door nieuwe, zonder dat er in mijn ogen iets heel fundamenteels veranderd is. In dit blog ga ik dan ook met name in op wat volgens mij structureel hetzelfde is gebleven.

En dat is een framewerk van vier domeinen dat bedoeld is om de gebeurtenissen en situaties in je omgeving te ordenen en te begrijpen. Cynefin is een Welsh woord dat zoiets betekent als leefomgeving of habitat. In het kader van Crisis Awareness kun je het ook vertalen met Territory, is mijn stelling. Cynefin vergroot dus ook je Crisis Awareness.

Het framewerk

Het Cynefin model bestaat uit vier domeinen waarmee je verschillende soorten problemen en situaties kan onderscheiden. Het draait om ordening van oorzaak – gevolg relaties en voorspelbaarheid van gebeurtenissen. Naarmate die relaties veranderen, verandert het domein ook van karakter en wordt een andere besluitvormingsaanpak aangeraden.

De basis voor Cynefin werd indertijd gelegd ten behoeve van het kennismanagement. Daarvoor definieerde Snowden twee assen waarmee hij een kwadrantje maakte. De oerversie uit 1999 zag er als volgt uit:

Het oermodel van Cynefin. Afbeelding komt uit het boek.

Op de verticale as zie je de systeemtypen open en gesloten. Hiervoor gebruikt Snowden ook vaak de term constraints, begrenzingen. Naderhand werd de terminologie van open en gesloten systemen verlaten en ging Cynefin alleen door met een typologie van constraints.

Op de horizontale as is de leercultuur uitgezet: learning of training. In latere versies werd training vervangen door teaching voordat deze terminologie uiteindelijk helemaal verdween. Ik heb dit onderscheid altijd als zeer zinvol beschouwd en maak er nog steeds gebruik van.

Het verschil tussen teaching en learning kan je niet lekker vertalen met het woord leren. Learning is dat je zelf kennis opdoet door het ervaren van gebeurtenissen en situaties. Teaching is het overdragen van geformaliseerde kennis, vaak door een leeragent zoals een docent of instructeur. Overigens in toenemende mate overgenomen door AI-bots en systemen.

Het geeft ook het verschil tussen ervaring en kennis aan, alhoewel die uiteindelijk in elkaar gaan overlopen.

Beide leervormen zijn essentieel voor een crisismanager. Je moet zelf ervaren hoe het is om een wicked problem op te lossen in teamverband, onder tijdsdruk en met grote onzekerheid. Bijvoorbeeld in praktijkoefeningen of tabletops. Learning is in die zin vergelijkbaar met Prohairesis: je leert iets over jezelf in die specifieke context.

Maar daarnaast is er al veel kennis opgedaan door anderen, waarvan het zinvol is dat je die krijgt aangereikt zodat je niet alles zelf hoeft uit te vinden. Dat is teaching; het Museum of Accidents is daar een voorbeeld van. Accidents reveal the substance, Virilio zei het al, en daar dan een heel museum vol van.

Pas nu ik dit blog zit te schrijven merk ik hoe ik onbewust deze elementen van Cynefin in het Framewerk Crisis Awareness heb geschoven en hoe logisch het samenvalt met andere stromingen zoals de Stoa en Accidentology.

Terug naar Cynefin.

Vier domeinen

De essentie van Cynefin is dat je goed kijkt naar de kenmerken van je vraagstuk en de oplossing zoekt met behulp van de vier domeinen. Want sommige oplossingen passen niet bij bepaalde typen problemen. Zo is een sterke planmatige benadering wel geschikt voor complicated issues, maar niet voor complexe problemen. Daar past meer een exploratieve, experimentele werkwijze bij. Ontdekken dus.

Met die twee assen uit het originele model krijg je automatisch vier kwadranten, door Snowden domeinen genoemd. Inmiddels wil hij van het woord kwadranten en assen niets meer weten, omdat dat te veel impliceert dat het afgescheiden gebieden zijn.

Daarnaast zijn problemen ook steeds dynamischer, volatieler en ambigu. Om dat te kunnen volgen moet je model daar dus bij passen, met vloeiende overgangen van het ene naar het andere domein. Juist in de grensgebieden tussen domeinen wordt het spannend. Daarover straks meer. Eerst naar de domeinen.

Plaatje is afkomstig uit het boek. In het midden staan de termen aporetic en confused. Dat is de plek dat je het niet weet. Of zoals aporetisch mooi werd omschreven: “in ernstige denkverlegenheid verkerend”. Geen uitweg zien.

1. Eenvoudig (Clear)

In het eenvoudige domein zijn de relaties tussen oorzaak en gevolg voor iedereen duidelijk. Problemen zijn hier gemakkelijk te identificeren en oplossingen zijn eenvoudig en herhaalbaar. Best practices worden in dit domein vaak toegepast.

Voorbeelden zijn routinematige administratieve taken of productieprocessen, maar ook standaardprocedures bij incidentbestrijding. In de sturingsdriehoek valt het onder skillbased taken en standaard incidenten.

Besluitvorming in dit domein vereist een “Sense – Categorize – Respond” aanpak in de terminologie van Cynefin; kijken, indelen, doen.

2. Gecompliceerd (Complicated)

Ook het gecompliceerde domein kent een duidelijk verband tussen oorzaak en gevolg, maar het vergt expertise en analyse om het goed te begrijpen. Dit domein omvat bijvoorbeeld technische problemen en strategische planning. Er zijn vaak meerdere juiste oplossingen en goed geïnformeerde experts zoals de AGS (Adviseur Gevaarlijke Stoffen) zijn essentieel.

De besluitvormingsaanpak hier is “Sense – Analyze – Respond”. Kijken, denken, doen, voor het gemak. Want denken is in dit geval soms ook wel meten, rekenen en overleggen.

3. Complex

In het complexe domein zijn oorzaak en gevolg alleen achteraf duidelijk. Patronen en oplossingen ontstaan vaak op een onverwachte manier, emergent en spontaan. Dit domein omvat onder andere sociale systemen, media en bestuur. In dit blog over de complexiteitsprincipes van Casti ga ik dieper in op complexe adaptieve systemen, net als in dit verhaal over de Collapse of complex societies.

Besluitvorming volgt de “Probe – Sense – Respond” aanpak. Testen, kijken, doen dus. Zie ook de vier vormen van onzekerheid.

Wendy tekende voor haar scriptie interne communicatie over Cynefin. Hier zie je de uitleg over het complexe domein.

4. Chaotisch (Chaotic)

In het chaotische domein is er geen relatie tussen oorzaak en gevolg. Dit domein vereist onmiddellijke actie om orde te scheppen. Voorbeelden zijn rampen en crisissituaties zoals de Bijlmerramp, waarbij het eerst aankomende voertuig maar gewoon begon met blussen.

De focus ligt op het stabiliseren en het verkrijgen van overzicht voordat men naar andere domeinen kan verplaatsen. De aanpak hier is volgens Snowden “Act – Sense – Respond”.  Uitbreiding voorkomen dus, al zou ik dat toch eerder control, sense, respond noemen. Met een hoog probing gehalte, dat dan weer wel.

Liminaliteit

In the universe, there are things that are known, and things that are unknown, and between them, there are doors.

William Blake (Blake noemde dit de Doors of Perception. Jim Morrison noemde er zijn band naar).

De grens tussen de verschillende domeinen is niet scherp en continu fluïde. Snowden noemt dat liminaliteit, naar het Romeinse woord limen, dat grens betekent. “Liminality is about transitions, about being in-between and crossing treshholds.”

Cynefin anno 2021 met in het groen de liminal space. Afbeelding afkomstig van website Cynefin Co. De A en C slaan op aporetisch en confused. Zie het vorige plaatje uit 2020.

 In het Cynefin-framewerk zijn er twee liminale ruimtes:

  1. De liminale ruimte tussen complex en gecompliceerd: Hier kunnen experimenten en innovaties plaatsvinden voordat ze worden gestabiliseerd en geanalyseerd.
  2. De liminale ruimte tussen complex en chaos: Dit is een ruimte waar innovatie kan plaatsvinden en waar nieuwe ideeën kunnen ontstaan voordat ze worden geordend.

Ikzelf zie liminaliteit meer als een overgangsgebied waarin de demarcatie onduidelijk is, dan als een aparte ruimte. Want dan is het toch of je stiekem allerlei nieuwe domeinen toevoegt onder een andere naam.

Essentialia

Cynefin benadrukt het belang van context en het erkennen van de complexiteit van verschillende situaties. Daar moet je je aan aanpassen. Net zoals in het Crisis Awareness Framewerk. Omdat het niet te doen is een volledige beschrijving en bespreking van Cynefin in een paar A-viertjes te geven, som ik hier de elementen op die ik in de praktijk het meest heb gebruikt.

  • Het onderscheid tussen complex en complicated is het allerbelangrijkst. Complicated is moeilijk, complex is VUCA. Complicated is weten hoe je een computer uit elkaar moet halen en hoe je hem weer werkend kan krijgen door hem weer in elkaar te zetten. Complex is weten dat als je een konijn uit elkaar haalt, je hem nooit meer werkend krijgt.
  • Disrupties zijn vaak complicated, tenzij je het uit de klauw laat lopen. Dan worden ze complex. Disrupties in volle systemen, daarentegen, die functioneren op 100% van hun capaciteit, zullen bij storingen meestal complexe effecten hebben. Je houdt iets over wat nergens meer in past.
  • Alles is situationeel bepaald. Het hangt ervan af. Dat is de enige regel die altijd waar is.
  • Crises zijn vrijwel altijd complex. Pas achteraf begrijp je het, alhoewel je met goed uitzoomen een eind kunt komen.
  • Chaos staat voor mij gelijk aan incident- en rampenbestrijding. Zeker in het begin. Daarvoor heb je allerlei commandovoeringssystemen. Haal die vooral niet door elkaar met Cynefin. Cynefin is geen command & control.
  • De domeinen zijn niet scherp begrensd en lopen in elkaar over.
  • Het zijn ook geen absolute domeinen. Kennis en ervaring doen er toe. Wat voor de één bijvoorbeeld complex is, kan voor een ander complicated of clear zijn.
  • Alle partijen en elementen uit je Territory gedragen zich zoals Cynefin. Afhankelijk van de situatie; het is dus volatiel.

Over het boek

In 2020 verscheen het eerste boek over Cynefin. Weaving sense-making into the fabric of the world, was de ondertitel. Ik las het ten behoeve van dit blog voor de tweede keer en concludeerde dat het voor mij nu in het Clear domein valt. Ik haalde er dus niet heel veel nieuws uit.

Maar voor mensen die nog niet zo bekend zijn met Cynefin is het een prima opstap, zij zitten wellicht nog in het complicated of complex domein met betrekking tot Cynefn. Dan is dit boek wel een aanrader.

Voor mij was obliguiteit wel iets nieuws, weer zo’n typisch Snowden moeilijk woord. Complexe problemen kunnen vaak niet direct worden opgelost. Dan is een indirecte benadering soms effectiever. Kies dan niet voor een rechtlijnige oplossing, maar experimenteer, leer en pas aan om tot een oplossing te komen. Wees flexibel, zegt Cynefin.

Dat is altijd goed, flexibel zijn.

Cynefin is al met al een sterk intuïtief model. Dat maakt het voor velerlei interpretaties vatbaar en dat is ook wat je in dit boek ervaart. Ik vond dat zelf wel inspirerend, maar sommigen zullen het als te weinig wetenschappelijk aanmerken. Dat is denk ik ook de grootste kritiek op Cynefin.

Daarnaast heeft Snowden een grote voorliefde om regelmatig nieuwe abstracte terminologie aan zijn framewerk toe te voegen. Dat maakt het er niet perse eenvoudiger op. Check één van zijn laatste pennenvruchten er maar eens op na, die zit voor mij nog in de liminaliteit tussen chaos en complicated. Hopelijk wordt het ooit clear.

Desondanks ben ik een groot fan van Cynefin. En van de bespiegelingen van Dave Snowden, zoals in dit blog over de noodzaak van kunst voor crisismanagers.

Cijfer: 7,5

Zou ik hem bewaren als de boekenkasten vol zijn en er geruimd moet worden: ja, daarvoor heeft dit model genoeg betekend in mijn ontwikkeling door de jaren heen.

Toegift voor de liefhebber: Snowden heeft voor de EU een fieldguide for complexity & crisis geschreven. Gebaseerd op Cynefin, maar dan nog verder geabstraheerd. Interessant om te bekijken, maar eerlijk gezegd vond zelf ik het te abstract om in de praktijk toe te passen.

Bijlage: spoedcursus complexiteit

Paul Cilliers was een hoogleraar aan de universiteit van Stellenbosch en algemeen erkend expert op het gebied van complexiteit. Hieronder vind je een spoedcursus complexiteit van zijn hand.

Complexity is the result of a rich interaction of simple elements that only respond to the limited information each of them are presented with. When we look at the behaviour of a complex system as a whole, our focus shifts from the individual element in the system to the complex structure of the system. The complexity emerges as a result of the patterns of interaction between the elements.

  • Complex systems consist of a large number of elements.
  • This is necessary but not sufficient. The grains of sand on a beach do not interest us as a complex system; interaction is vital.
  • Said interaction is fairly rich, with every element in the system influences, and is influenced by quite a few other ones.
  • The interactions themselves are non-linear, which guarantees that small causes can have large results, and vice versa..
  • The interactions usually have a fairly short range. As a result, it can be enhanced, suppressed or altered.
  • There are loops in the interactions. The effect of any activity can feed back onto itself, sometimes directly, sometimes after several intervening stages.
  • This feedback can be positive (enhancing, stimulating) or negative (detracting, inhibiting)..
  • Complex systems are usually open systems, they interact with their environment. It is often difficult to define the border of a complex system.
  • Complex systems operate under conditions far from equilibrium. There has to be a constant flow of energy to maintain the organisation of the system and its survival.
  • Complex systems have a history. Not only do they evolve through time, but their past is co-responsible for their present behaviour.
  • Each element in the system is ignorant of the behaviour of the system as a whole, it responds only to information that is available to it locally.