De symbolen van de psychologie van brandbestrijding 3: De Stoeptegel

Ed Oomes, 20 juli 2014

De stoeptegel OvD was tijdens de opleiding het grote schrikbeeld van elke zichzelf respecterende officier in spé. Op één plek blijven staan en van daar uit de boel proberen te leiden, dat kon toch echt niet. Je moest er zelf achteraan, naar binnen, verkennen, naar buiten, naar overal, het maakt niet uit, als je maar niet stil bleef staan op die ene plek, die ene stoeptegel. Dat nooit.

Dat beeld is bij mij door diverse ervaringen inmiddels sterk genuanceerd. Al gauw ontdekte ik bijvoorbeeld dat de meest gevaarlijke OvD’s degenen zijn die op de plek gaan zitten van de eerste bevelvoerder. Vaak is dat een uiting van tunnelvisie, maar het betekent wel dat het overzicht over het gehele incident weg is. Het is overigens een fenomeen dat in alle rangen voorkomt. Het grappige ervan is dat men in de warme organisatie op de stoel placht te gaan zitten van de functionaris eronder en in de koude organisatie op de stoel van de naasthogere functionaris. Enfin. Belangrijker is dat tijdens complexe incidenten er behoefte is aan een baken die in de reële werkelijkheid staat, die overzicht heeft over het incident en makkelijk te vinden is, en die de link is tussen de incidentbestrijding en de andere noodzakelijke activiteiten. Een stoeptegel dus.

Systeemtheorie
Daarnaast zijn er ook systeemtheoretische redenen om de stoeptegel in ere te herstellen. Dat is het onderwerp van dit blog. De stoeptegel gaat over leiderschap tijdens repressie, vanuit systeemtheoretisch perspectief. Dus niet over inspirerend leiderschap en empatisch management, maar over het verrichten van taken en acties die nodig zijn om gezamenlijk die brand uit te krijgen op een kwalitatief aanvaardbaar nivo. Een belangrijk onderdeel van die systeemkijk is het begrip van de regelkring. Een repressieve organisatie zou je kunnen beschouwen als een serie regelkringen, die op elkaar afgestemd moeten worden om het beoogde resultaat te halen. Normaliter bestaat een regelkring uit een paar standaard elementen: een productie-eenheid (activiteiten), metingen van input en output, een regelaar om bij te sturen en tot slot de stuureenheid.

regelkring

Als je dat heel grof vertaalt naar een repressieve inzet, dan zijn de ingezette eenheden de input, worden er activiteiten verricht om te kunnen blussen en zijn de fases van brandbestrijding de outputmomenten, met uiteindelijk een gebluste brand als eindresultaat. Bevelvoering geschiedt door de stuureenheid. Als de incidentbestrijding binnen de gedefinieerde output valt, is er geen andere regelkring nodig. Als de output echter wel buiten de normen komt, moet er opgeschaald worden naar een hogere regelkring, omdat een regelkring namelijk niet zelf zijn eigen kwaliteitsnormen kan bijstellen. In brandweertermen: we schalen op. Tot op het nivo dat de hoogst aanwezige regelkring de output zo heeft geherdefinieerd dat het repressief systeem weer naar behoren functioneert.

Uiteindelijk zit hier ook een sterk strategische component aan: welke performance wil een regio kunnen leveren in standaardsituaties en hoe ga je afwijken van standaards, terwijl je tegelijkertijd de strategische doelstellingen van de organisatie bewaakt en uitdraagt. Dat betekent dat de hoogste stoeptegel altijd de commandant is of een functionaris die namens de commandant de strategische doelen mag ‘uitrekken’. We zitten dan in de knowledgebased scenario’s, oftewel de ‘afwijkingen’ in de terminologie van de Sturingsdriehoek.

Workloadmanagement
Terug naar de regelkring. De stuureenheid is dus een kwetsbaar onderdeel: als die niet opschaalt, loopt het systeem uit zijn voegen en ontstaan er veiligheidsrisico’s. Workloadmanagement is daarom van belang: voorkomen dat cruciale systeemelementen overbelast raken. Een groot gevaar in het begin van een incident is dat iedereen er in wordt getrokken; dan gaan de stuureenheden opeens mee produceren en laten daardoor hun leidinggevende taak liggen. Dit is een cruciaal punt in het veiligheidsmanagement van repressieve organisaties en mijns inziens wordt dit onvoldoende onderkend. Ik pleit daarom ook voor automatische opschaling van afstand als er niet aan bepaalde kwaliteitscriteria wordt voldaan, zoals een nader bericht binnen een kwartier. Een stuureenheid die niet op tijd stuurt is eigenlijk een constraint die de flow belemmert. De organisatie moet dergelijke constraints herkennen en er maatregelen voor treffen (zie ook Theory of Constraints van Goldratt). En voor alle zekerheid: het gaat dus niet om individuen (verwijtbaarheid), maar om de functies (vermijdbaarheid).

Vanuit de luchtvaart kennen we het fenomeen van de taaksaturatie, zoals ook beschreven in het blog de limiet van expertise en ervaring. Tijdens taaksaturatie zijn mensen zich niet eens bewust van dat ze ‘vol’ zitten en niet meer adequaat reageren op nieuwe input. Zie hier het belang van de stoeptegel: bewaken of er geen systemoverload optreedt. Daarvoor moet de stoeptegel het dus zelf niet te druk hebben, om die taaksaturatie te vermijden. Een ander risicovol fenomeen is de plan continuation bias. Onder tijdsdruk is men geneigd zich onder alle omstandigheden aan het ingezette plan te houden. Maar soms zijn de omstandigheden zo afwijkend, dat er juist van het eerste plan afgeweken moet worden. Sowieso neigen mensen in wedstrijdsituaties er zo naar om te willen winnen dat er juist risico’s ontstaan in die fases waarin men meer dan alles geeft. Ook tijdens fusies zitten de grote risico’s in de eindfase en wordt er soms uit alle macht vastgehouden aan een ingezet plan, waaruit dan achteraf grote schade ontstaat. Kijk maar eens naar de overname van de ABN AMRO toentertijd. Het corrigeren op dit soort fenomenen is ook een belangrijke taak van de stoeptegel.

Impactgebied
Een laatste belangrijke taak voor de Stoeptegel is het in de gaten (laten) houden van het impactgebied. Omdat de Stoeptegel de interface is tussen de brandbestrijding en andere (maatschappelijke) actoren, moet hij die dus ook blijven monitoren. We hebben het dan over integraal incident management. De snelheid van social media geeft bijvoorbeeld ruimte voor storybuilding op Twitter. Daarmee kan de betekenisgeving van een incident opeens een behoorlijke vlucht nemen. Als de brandweer dat niet of te laat doorheeft, kan dat vervelende consequenties hebben. Tegelijkertijd kan men ook opeens kansen krijgen door die betekenisverandering, en het zou zonde zijn om die te laten liggen. Ook daarom is het belangrijk om tijdig door te schalen tot uiteindelijk de commandant er zit om op de strategische elementen te kunnen sturen.

rode stoeptegels

Natuurlijk kan ook de hoogste stoeptegel overvallen worden door een te groot werkaanbod. Verder opschalen kan dan niet meer, maar bijstand is natuurlijk wel mogelijk: haal er meer regelkringen bij. En die bijstand moet je ruim zien: zowel in handjes en voertuigen, als in kennis en advies. In die zin vervult het Ondersteunings Team Brandweer (OTB) bijvoorbeeld een belangrijke taak, waar ook het Begrafenis Bijstands Team (BBT) veel nuttig werk heeft verricht.

Samenvattend
De Stoeptegel is het derde symbool van het operationeel veiligheidssysteem. Waar het Stopbord reguleert op automatisch en irrationeel gedrag en de Richtingaanwijzer ondersteunt bij besluitvorming, stuurt de Stoeptegel adequaat leiderschap. Het is cruciaal voor het brandbestrijdingssysteem dat de stuureenheden blijven sturen om vast te stellen of de gestelde kwaliteitsnormen worden gehaald. Vanuit de organisatie moeten er dan ook maatregelen worden genomen om die sturende taak te garanderen. Door snel op te schalen, automatisch op te schalen, goede bijstand te regelen en goede kwaliteitsnormen op te stellen die gelieerd zijn aan de strategische doelstellingen van de organisatie. Dat zijn allemaal preparatieve activiteiten, die eigenlijk klaar moeten staan als het moment daar is. Want anders valt er niet eens wat te sturen en wordt leiderschap opeens een individuele aangelegenheid van personen die toevallig dienst hebben. En dat komt de veiligheid niet ten goede.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *